Zo organiseer je een muziekmarkt zonder last-minute problemen
Een muziekmarkt combineert optredens, kramen en bezoekersstromen op één locatie. Begin daarom met datum, programma en locatie, en leg daarna pas techniek, marktkramers en publiekscommunicatie vast. Bevestig optredens en kraamindeling schriftelijk, zodat iedereen dezelfde tijden en plek kent. In de laatste week draait het vooral om controle: vergunning, geluidsapparatuur, vrijwilligers, boodschappen, kassa en een draaiboek dat op de dag zelf bruikbaar is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Muziekverenigingen benaderen
2 personen
- 3
Optredens bevestigen
2 personen
- 4
Marktkramers benaderen
2 personen
- 5
Marktkramers inschrijven
2 personen
- 6
Optreedtijden indelen
2 personen
- 7
Locatie en vergunning controleren
2 personen
- 8
Reservering geluidsapparatuur maken
- 9
Reservering marktkramen maken
- 10
Reservering afvalcontainers maken
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Evenement online publiceren
- 13
Posters verspreiden
3 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Draaiboek uitdelen
2 personen
- 18
Plattegrond maken
2 personen
- 19
Optreedinformatie versturen
- 20
Marktindeling versturen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Kassa en wisselgeld klaarmaken
2 personen
- 26
Materialen verzamelen
3 personen
- 27
Weersverwachting controleren
- 28
Contactlijst afdrukken
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Leveringen ontvangen
3 personen
- 31
Terrein afzetten
3 personen
- 32
Marktkramen opbouwen
6 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 34
Podiumvloer controleren
2 personen
- 35
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 36
Microfoons aansluiten
2 personen
- 37
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 38
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
- 39
Decoratie ophangen
3 personen
- 40
Infobalie inrichten
2 personen
- 41
Kassa inrichten
2 personen
- 42
Bar inrichten
3 personen
- 43
Hapjes uitserveren
3 personen
- 44
Marktkramers ontvangen
3 personen
- 45
Standhouders naar plek wijzen
2 personen
- 46
Artiesten ontvangen
2 personen
- 47
Artiesten begeleiden
2 personen
- 48
Publieksentree openen
3 personen
- 49
Programma aankondigen
- 50
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
- 51
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 52
Kassa bemannen
2 personen
- 53
Dranken serveren
4 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Hapjes bijvullen
2 personen
- 56
Tafels schoonhouden
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Toiletten controleren
- 59
Verlichting inschakelen
- 60
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
- 61
Kassa afsluiten
2 personen
- 62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Marktkramers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 64
Marktkramen afbouwen
6 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 66
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Afval verzamelen
4 personen
- 69
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
- 70
Servies afwassen
3 personen
- 71
Terrein schoonmaken
4 personen
- 72
Locatie opleveren
2 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 76
Afvalcontainers laten ophalen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelgotenaantal 10
- Gaffer tapeaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Steekwagensaantal 2
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Servicedienbladenaantal 8
- Kassa'saantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Polsbandjesaantal 500
- Bonrollenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 20
- Naambordjesaantal 30
- Plakstripsaantal 6
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Stiftenaantal 12
- Printpapieraantal 500
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 14
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 6
- Antislipmattenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Tips
- Leg optreedtijden pas definitief vast nadat alle muziekverenigingen hebben bevestigd. Stuur daarna per vereniging de speeltijd, opbouwtijd en technische informatie in één overzicht.
- Controleer de locatie vroeg op vergunningen, stroompunten en ruimte voor marktkramen, partytenten en podiumdelen. Reserveer geluidsapparatuur, marktkramen en afvalcontainers zodra de datum en indeling vaststaan.
- Maak de plattegrond op basis van publieksstromen: houd de route naar optredens vrij en plan eet-, drink- en marktpunten niet allemaal bij dezelfde ingang. Stuur de marktindeling uiterlijk enkele dagen vooraf naar de marktkramers.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, inclusief ontvangst, techniek, bar, kassa en opruimen. Deel het draaiboek vooraf uit en zet er telefoonnummers, wisselmomenten en een uitwijkplan voor slecht weer in.
- Test geluid en verlichting vóór de bezoekers komen. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, kabels, stekkerdozen en kabelgoten; koel dranken op tijd en leg kassa, wisselgeld en dieetwensen apart klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, programma, locatie en vergunning vast; daarna regel je verenigingen, marktkramers, verhuur en communicatie.
- Wanneer moet ik muziekverenigingen en marktkramers benaderen?
- Benader beide groepen bij voorkeur 8 weken vooraf en vraag binnen 2 weken om bevestiging. Zo houd je nog tijd over om open plekken, optreedtijden en de marktindeling aan te passen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een muziekmarkt?
- Reken op minstens 4 uur voor kramen, tenten, podium, geluid, verlichting en catering. Plan vóór opening bovendien 60 tot 90 minuten voor een soundcheck en controle van kabels en microfoons.
- Wanneer stuur ik het draaiboek en de plattegrond naar vrijwilligers?
- Stuur ze 5 tot 7 dagen vooraf en bespreek de taakverdeling nog één keer op de dag zelf. Vermeld per vrijwilliger het starttijdstip, de post, het overdrachtsmoment en wie aanspreekbaar is bij problemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!