Organiser un marché de la musique, étape par étape

Un marché de la musique réunit des prestations sur scène, des stands de commerçants et un accueil fluide du public. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les artistes, le lieu et les autorisations avant d’inscrire les exposants. Le matériel sonore, les stands et les branchements doivent être réservés assez tôt. Les dernières heures servent surtout à préparer les boissons, les encas, la caisse et les consignes données aux bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter des associations musicales
2 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
5
Inscrire les exposants du marché
2 personnes
6
Répartir les horaires de passage
2 personnes
7
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
8
Faire une réservation de matériel sonore
9
Créer la réservation des stands du marché
10
Réserver des conteneurs à déchets
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier l’événement en ligne
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Distribuer le déroulé
2 personnes
18
Créer le plan
2 personnes
19
Envoyer les informations de prestation
20
Envoyer le plan du marché
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Imprimer la liste de contacts

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Balisage du site
3 personnes
32
Monter les stands de marché
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
35
Installer le matériel sonore
3 personnes
36
Brancher les microphones
2 personnes
37
Effectuer la vérification du son
3 personnes
38
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
41
Installer la caisse
2 personnes
42
Aménager le bar
3 personnes
43
Servir les amuse-bouches
3 personnes
44
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
45
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Accompagner les artistes
2 personnes
48
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
49
Annoncer le programme
50
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
51
Répondre aux questions du public
2 personnes
52
Tenir la caisse
2 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Allumer l’éclairage
60
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

64
Démonter les stands du marché
6 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Démonter le matériel audio
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Faire enlever les bennes à déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Carafesqté 4
Bacs de rangementqté 12

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 8
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 500
Bobines de ticketsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Marqueursqté 12
Papier d’impressionqté 500
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 14
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Bloque la date et le programme avant de communiquer : garde au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les associations musicales, les commerçants et les exposants.
Demande les besoins techniques de chaque prestation dès la confirmation : microphones, boîtiers DI, pupitres, retours éventuels et horaires d’installation doivent figurer dans un même document.
Vérifie le lieu et le permis au moins 6 semaines avant le marché. Contrôle aussi les prises disponibles, les longueurs de câbles, l’emplacement des stands et la circulation du public.
Prépare un plan avec des horaires précis : prévois généralement 30 à 45 minutes entre deux prestations pour les changements, les balances et les déplacements sur le marché.
Ne laisse pas les boissons et la caisse au dernier moment : refroidis les boissons la veille, prépare les encas quelques heures avant l’ouverture et prévois suffisamment de monnaie dès le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la musique ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les prestations, d’obtenir le permis, de réserver le son et le mobilier, puis de traiter les inscriptions et la communication.
Quand réserver le matériel sonore pour un marché de la musique ?: Réserve-le au moins 4 semaines avant l’événement, et plus tôt si plusieurs groupes jouent dans la journée. Transmets au prestataire les horaires, le nombre de microphones et les besoins de branchement dès la confirmation des artistes.
Comment organiser les horaires des groupes et des exposants ?: Établis le déroulé final 7 à 10 jours avant le marché. Laisse 30 à 45 minutes entre deux prestations et communique séparément aux artistes leur horaire de passage ainsi qu’aux exposants leur emplacement et leur heure d’installation.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de la musique ?: Refroidis les boissons, vérifie la liste des courses, regroupe les documents et prépare la monnaie la veille. Le jour même, garde au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les stands, tester le son et répartir les bénévoles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.