Cómo organizar un mercado cultural sin perder detalles
Organizar un mercado cultural requiere coordinar puestos, artistas, talleres, permisos y circulación de visitantes en un mismo espacio. Empieza por fijar la fecha y revisar el lugar; después abre las inscripciones y construye el programa con los participantes confirmados. La última semana debe servir para cerrar necesidades concretas, no para buscar proveedores. Reserva el último día para comprobar materiales, señalización, sonido, iluminación, café y la apertura del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Abrir la lista de participantes
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer reservas
- 10
Confirmar a los artistas
- 11
Confirmar a los responsables del taller
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Publicar el programa en línea
- 14
Enviar instrucciones a los participantes
- 15
Asignar números de establo
2 personas
- 16
Enviar la información de aparcamiento
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Recoger los materiales
3 personas
- 20
Comprobar los materiales
2 personas
- 21
Preparar acreditaciones
2 personas
- 22
Imprimir programas
2 personas
- 23
Preparar los carteles de ruta
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Montar tiendas
6 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Colocar telas para el puesto
4 personas
- 30
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Instalar la iluminación
3 personas
- 33
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
- 34
Montar el mostrador de información
2 personas
- 35
Preparar las mesas del taller
3 personas
- 36
Montar el buffet de catering
3 personas
- 37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
Evento
- 39
Recibir a los vendedores del mercado
4 personas
- 40
Montar los puestos
4 personas
- 41
Recibir a los artistas
2 personas
- 42
Repartir el material del taller
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 44
Repartir el programa
2 personas
- 45
Atender el mostrador de información
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Guiar talleres
4 personas
- 50
Anunciar las actuaciones
- 51
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 52
Responder preguntas del público
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
- 55
Comprobar el inventario
- 56
Encender la iluminación
- 57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 58
Registrar a los vendedores del mercado
3 personas
Seguimiento
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Desmontar los puestos
6 personas
- 61
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 62
Desmontar las tiendas
6 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Desmontar la iluminación
3 personas
- 65
Recoger la basura
4 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Cargar el material prestado
3 personas
- 69
Recoger objetos perdidos
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Retirar los residuos
2 personas
- 72
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Manteles para puestoscant. 20
- Mantelescant. 24
- Mesas altascant. 8
Equipo
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cargadores de bateríascant. 4
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavoces móvilescant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Músicoscant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de obracant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas de paísescant. 20
- Pizarrascant. 12
- Rotuladores de tizacant. 12
- Jardinerascant. 10
- Decoración de mesacant. 24
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cuencoscant. 80
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Jarras para servircant. 8
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Bandejas de comidacant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Guantes de cocinacant. 6
- Delantalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
Material del taller
- Portadocumentoscant. 30
- Lápices de colorescant. 30
- Rotuladorescant. 30
- Tijerascant. 20
- Barras de pegamentocant. 30
- Papel para dibujarcant. 500
- Cartulina para manualidadescant. 200
- Alfombrillas de arcillacant. 20
- Arcilla para modelarcant. 20
Información
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta adhesivacant. 12
- Bridascant. 200
Catering
- Compras
Consejos
- Define primero la distribución del mercado y asigna un número a cada puesto antes de enviar las instrucciones. Así puedes indicar con claridad dónde descargar materiales, dónde aparcar y qué mobiliario encontrará cada participante.
- Comprueba los permisos al principio, no cuando ya hayas enviado las invitaciones. Deja al menos 4 semanas para resolver requisitos del recinto, seguros, sonido o venta de alimentos, según la normativa local.
- Cierra las inscripciones antes de elaborar el programa. Recoge también las preferencias dietéticas y confirma artistas y responsables de talleres con un plazo mínimo de 10 días para evitar cambios en carteles, programas y horarios.
- Haz una comprobación técnica 48 horas antes: prueba micrófonos, altavoces, cables alargadores, regletas, cargadores y luces. Lleva cables de repuesto y coloca las lámparas de obra donde el montaje pueda quedar oscuro.
- Prepara la bienvenida el día anterior: acreditaciones, programas impresos, carteles de ruta, pizarras y señalización de aparcamiento. Abre el recinto al menos 2 horas antes de la llegada del público para montar mesas, puestos, manteles y bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado cultural?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, confirmar la ubicación, abrir inscripciones, contactar con puestos y cerrar artistas y talleres sin preparar el programa a última hora.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de los puestos?
- Ciérralas al menos 3 semanas antes del mercado. Necesitas tiempo para asignar números de puesto, confirmar necesidades, recoger preferencias dietéticas y enviar instrucciones de aparcamiento y montaje.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?
- Calcula 2 horas antes de la llegada del público. En ese tiempo puedes montar los puestos y las mesas, comprobar el sonido y la iluminación, colocar la señalización y preparar café, té y acreditaciones.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado cultural?
- Revisa el pronóstico, los materiales, la señalización, los programas impresos, las acreditaciones y el equipo técnico. Haz una prueba de micrófonos, altavoces y conexiones eléctricas, y confirma por última vez a artistas, talleres y puestos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!