Checklist para organizar un mercado cultural sin olvidar nada

Organizar un mercado cultural requiere coordinar puestos, artistas, talleres, permisos y visitantes en un mismo calendario. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerrada la distribución antes de invitar a los participantes. Después tendrás que gestionar inscripciones, necesidades dietéticas, reservas y el programa. Esta checklist reúne 72 tareas y 73 materiales para avanzar en orden, desde la planificación hasta la apertura del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Comprobar permisos
Abrir la lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar a los artistas
Confirmar a los responsables del taller
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el programa en línea
Enviar instrucciones a los participantes
Asignar números de establo
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar telas para el puesto
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores del mercado
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Repartir el material del taller
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Comprobar el inventario
Encender la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los vendedores del mercado
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Cargar el material prestado
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Manteles para puestoscant. 20
Mantelescant. 24
Mesas altascant. 8

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de bateríascant. 4
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Músicoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de paísescant. 20
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Jardinerascant. 10
Decoración de mesacant. 24
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 8
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 8
Bandejas de comidacant. 12
Abrebotellascant. 4
Guantes de cocinacant. 6
Delantalescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Material del taller

Portadocumentoscant. 30
Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Papel para dibujarcant. 500
Cartulina para manualidadescant. 200
Alfombrillas de arcillacant. 20
Arcilla para modelarcant. 20

Información

Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Folletos del programacant. 300
Planoscant. 250
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 200

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de abrir las inscripciones. La distribución del mercado debe definir dónde irán los puestos, las carpas, las mesas y la zona de actuaciones.
Envía las instrucciones a los participantes al menos 7 días antes. Incluye el número de puesto, los horarios de llegada, la información de aparcamiento y cualquier preferencia dietética registrada.
Confirma a artistas y responsables de talleres antes de publicar el programa. Imprime los programas y prepara los carteles de ruta cuando los horarios y ubicaciones ya no vayan a cambiar.
Revisa los materiales entre 2 y 3 días antes del montaje. Comprueba especialmente cables alargadores, regletas, cargadores, micrófonos, altavoces, iluminación y elementos reutilizables de servicio.
Consulta la previsión del tiempo 48 horas antes y vuelve a hacerlo la mañana del evento. Así podrás ajustar carpas, mesas, sillas, iluminación y el horario de apertura antes de recibir a los primeros puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado cultural?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y participantes. Reserva la última semana para cerrar el programa, enviar instrucciones y revisar los materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los puestos del mercado?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del mercado. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y asignar los números de puesto.
¿Cuándo se publica el programa de un mercado cultural?: Publícalo cuando estén confirmados los artistas, los responsables de talleres y sus horarios, normalmente entre 7 y 10 días antes. Imprime los programas después de esa fecha para evitar cambios de última hora.
¿Qué hay que revisar el día antes de abrir el mercado?: Comprueba la previsión, la distribución, los permisos, las acreditaciones, la señalización y todos los materiales técnicos. También conviene dejar preparados el café, el té, los vasos, las tazas y la apertura del recinto con al menos 2 horas de margen.

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