Organiser un marché culturel, étape par étape

Un marché culturel se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil doivent être confirmés avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan des stands, ouvrez les inscriptions et coordonnez commerçants, artistes et animateurs. Le programme et les consignes doivent parvenir aux participants plusieurs jours avant l’événement. Les derniers contrôles portent sur la météo, l’électricité, la signalétique et l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Ouvrir la liste des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Confirmer les artistes
11
Confirmer les animateurs d’atelier
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Publier le programme en ligne
14
Envoyer les instructions aux participants
15
Attribuer les numéros des stands
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les programmes
2 personnes
23
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Monter les tentes
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer les nappes de stand
4 personnes
30
Accrocher les numéros des boxes
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
35
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants du marché
4 personnes
40
Faire aménager les stands
4 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Annoncer les spectacles
51
Accompagner les spectacles
2 personnes
52
Répondre aux questions du public
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
55
Vérifier les stocks
56
Allumer l’éclairage
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Encaisser les exposants
3 personnes

Suivi

59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Vider les stands
6 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter l’éclairage
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Charger le matériel emprunté
3 personnes
69
Rassembler les objets perdus
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Draps de standqté 20
Nappesqté 24
Tables hautesqté 8

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs de batterieqté 4
Microphones mainqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteurs de musiqueqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux des paysqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Jardinièresqté 10
Décoration de tableqté 24
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Gants de cuisineqté 6
Tabliersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Matériel d'atelier

Chemises à pinceqté 30
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Papier à dessinqté 500
Carton à bricolageqté 200
Tapis d'argileqté 20
Pâte à modelerqté 20

Informations

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Brochures du programmeqté 300
Plansqté 250
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan d’aménagement avant d’attribuer les stands : prévoyez les circulations, les espaces d’atelier, la scène ou les prises électriques. Envoyez ensuite à chaque participant son numéro de stand et les informations de stationnement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et matériels afin d’éviter les changements de dernière minute.
Confirmez les artistes et les animateurs d’atelier avant de publier le programme. Faites apparaître les horaires, la durée et le lieu de chaque activité, puis transmettez la version finale aux participants plusieurs jours à l’avance.
Vérifiez l’alimentation électrique avant l’installation : comptez les rallonges, multiprises, chargeurs, microphones et enceintes nécessaires. Les câbles mal placés et les prises oubliées sont des problèmes fréquents le jour même.
Préparez la veille les badges, programmes, panneaux d’itinéraire et éléments d’accueil. Contrôlez aussi les prévisions météo et l’état des tentes, stands, tables, chaises et éclairages avant d’ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché culturel ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les exposants et les artistes demandent souvent plusieurs échanges avant d’être confirmés.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez les commerçants 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les stands et d’envoyer les consignes.
Quand publier le programme d’un marché culturel ?: Publiez-le dès que les artistes et les animateurs sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant le marché. Envoyez la version finale aux participants au moins 5 jours avant l’ouverture.
Que vérifier la veille d’un marché culturel ?: La veille, contrôlez le matériel, les tentes, les tables, les prises, les microphones, les enceintes et l’éclairage. Préparez aussi les badges, les programmes et la signalétique pour pouvoir ouvrir le lieu sans retard.

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