Eine Sammlungsveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Sammlungsgenehmigung frühzeitig und kläre, welche Angaben oder Unterlagen benötigt werden. Warte damit nicht bis zur letzten Woche, weil Änderungen am Konzept sonst den gesamten Ablauf verzögern können.
• Bestätige die freiwilligen Helfer spätestens 7 Tage vor dem Termin schriftlich. Teile nicht nur Schichten, sondern auch feste Aufgaben für Routenposten, Empfang, Spendenstand und Sammeldosen zu.
• Nummeriere jede Sammelbüchse und notiere die Zuordnung vor dem Einsatz. Lege Spendenformulare, Empfangsblöcke, Klemmbretter und Stifte gemeinsam bereit, damit am Stand nichts einzeln zusammengesucht werden muss.
• Plane die Verpflegung nach dem tatsächlichen Ablauf: Fülle Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau und stelle für Kaffee, Wasser und Ausgabe getrennte Bereiche bereit. Verlängerungskabel, Powerbanks und Beleuchtung solltest du vor Ort auf Funktion prüfen.
• Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Empfang der Gäste. Stelle zuerst Partyzelte, Tische und Stühle auf, danach Informationsschilder, Spendenstand und Dekoration; die Sammeldosen werden erst kurz vor dem Start verteilt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sammlungsveranstaltung planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Konzept, Ort und Genehmigungsprüfung. In den letzten 14 Tagen sollten Einladungen, Anmeldungen, Helferplan und Material feststehen.

Wie viele Helfer braucht eine Sammlungsveranstaltung?

Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für den Spendenstand und je eine für jeden Routenposten ein. Für Pausen und Ausfälle sind zusätzlich etwa 10 bis 20 Prozent Reserve sinnvoll.

Wann verteilt man die Sammelbüchsen?

Verteile und dokumentiere die nummerierten Sammelbüchsen unmittelbar vor Beginn der Sammlung, meist 15 bis 30 Minuten vorher. So bleibt die Zuordnung aktuell und keine Dose liegt während des Aufbaus unbeaufsichtigt herum.

Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?

Beginne etwa 2 Stunden vorher mit Partyzelten, Tischen und Stühlen. Danach folgen Stromversorgung, Beleuchtung, Spendenstand, Informationsschilder und Dekoration; Material für die Sammlung wird zuletzt ausgegeben.

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