Organiser un événement de collecte, étape par étape

Un événement de collecte se prépare d’abord autour d’un objectif clair, d’un lieu adapté et d’un parcours simple pour les participants. Commencez par vérifier le permis nécessaire, puis recrutez les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les semaines suivantes, sécurisez le paiement, les boîtes de collecte et les formulaires de don. Le jour J, prévoyez un comptoir visible, des postes identifiés et un planning précis pour éviter les absences et les files d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de collecte
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier le permis de collecte
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Communiquer l’objectif de don
2 personnes
9
Préparer le mode de paiement
2 personnes
10
Numéroter les boîtes de collecte
2 personnes
11
Imprimer les formulaires de don
12
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
13
Confirmer les bénévoles
14
Définir les postes de parcours
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer le comptoir de dons
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Placer les panneaux d’information
2 personnes
25
Distribuer les boîtes de collecte
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

30
Accueillir les visiteurs
4 personnes
31
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
32
Accepter les dons
3 personnes
33
Réaliser des courses de collecte
12 personnes
34
Donner des informations
2 personnes
35
Servir le café et le thé
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Compléter les formulaires de don
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Récupérer les boîtes de collecte
3 personnes
41
Mettre le montant final en sécurité
2 personnes
42
Remercier les visiteurs
2 personnes

Suivi

43
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
44
Démonter les tentes de fête
4 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Trier les matériaux
3 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Faire compter l'argent de la collecte
2 personnes
51
Traiter administrativement les dons
2 personnes
52
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
53
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 8

Matériel de collecte

Boîtes de collecteqté 12
Caisses à monnaieqté 2
Cartes QR codeqté 20
Formulaires de donqté 200
Blocs de réceptionqté 4
Presse-papiersqté 16
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes d'itinéraireqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secours
Gants de lancementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions après avoir réservé le lieu et vérifié le permis de collecte : comptez au moins 3 semaines pour régler ces deux points avant la communication publique.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et confirmez leur présence 5 à 7 jours avant l’événement. Sans cette confirmation, les postes d’accueil et de collecte restent souvent sous-dotés.
Préparez le parcours des participants avec des panneaux, des cartes d’itinéraire et des postes clairement définis. Placez le comptoir de dons près de la sortie, plutôt qu’à l’entrée où il gêne les arrivées.
Comptez les boîtes de collecte avant l’installation et attribuez un numéro à chacune. Gardez les formulaires, stylos, presse-papiers et caisses à monnaie au même comptoir pour éviter les allers-retours.
Testez les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires avant l’ouverture, puis remplissez les glacières juste avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des batteries externes et des lanternes LED si l’installation se prolonge après la tombée du jour.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement de collecte ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à définir l’objectif, réserver le lieu et vérifier le permis ; gardez ensuite 3 semaines pour les inscriptions, les bénévoles et le matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour un événement de collecte ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de parcours et 2 personnes au comptoir de dons pendant les périodes d’affluence. Ajoutez 1 personne de réserve par tranche de 10 bénévoles pour couvrir les absences et les pauses.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, une fois le lieu, l’objectif de don et le mode de paiement confirmés. Faites un rappel 5 à 7 jours avant avec l’horaire, l’adresse et les besoins alimentaires recueillis.
Que faut-il préparer pour le comptoir de dons ?: Installez les boîtes de collecte numérotées, les caisses à monnaie, les cartes QR code, les formulaires de don, les stylos et les blocs de réception. Préparez le comptoir au moins 1 heure avant l’ouverture afin de tester le paiement et de répartir le matériel.

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