Cómo organizar un evento de geocaching paso a paso

Organizar un evento de geocaching requiere más que elegir una ruta y esconder varios cachés. Primero fija la fecha, consigue el permiso del recinto y abre las inscripciones; después valida el recorrido, los waypoints y cada ubicación. Con las personas inscritas, forma equipos y prepara instrucciones, registros y materiales separados. La víspera, revisa el tiempo, enfría las bebidas y deja listo el montaje para que el registro empiece sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del evento y el recinto
2 personas
2
Gestionar el permiso del recinto
3
Publicar la página del evento
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Crear la lista de inscripción y los equipos
2 personas
8
Comprobar la ruta y los waypoints
2 personas
9
Comprobar las ubicaciones del caché
2 personas
10
Preparar cachés temporales
2 personas
11
Imprimir los registros y las tareas
2 personas
12
Redactar las instrucciones de seguridad
13
Reservar la ubicación y los materiales
14
Comprobar la lista de la compra
15
Hacer la compra
2 personas
16
Enfriar las bebidas
2 personas
17
Preparar aperitivos
3 personas
18
Distribuir los materiales por equipo
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Recorrer el recinto y la ruta de aparcamiento
2 personas
21
Montar mesas y sillas
4 personas
22
Montar las carpas
4 personas
23
Montar la mesa de registro
2 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Montar el punto de catering y bebidas
3 personas
26
Colocar los caches en la ubicación
3 personas
27
Colocar señales y flechas de ruta
2 personas
28
Probar la técnica y la iluminación
2 personas

Evento

29
Recepción de participantes
3 personas
30
Registrar la asistencia
2 personas
31
Repartir el pack de inicio
3 personas
32
Dar la charla de seguridad
33
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
34
Atender el puesto de ruta
2 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Servir aperitivos
3 personas
37
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
38
Servir el bufé y la cena
4 personas
39
Gestionar la entrega de premios
2 personas
40
Gestionar los trackables y los hallazgos
2 personas
41
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

42
Retirar las cachés y las señales de ruta
3 personas
43
Dejar el recinto limpio y vacío
4 personas
44
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
45
Clasificar y retirar residuos
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mantelescant. 6
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Dispositivos GPScant. 10
Baterías externascant. 10
Cables de cargacant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Linternas frontalescant. 12
Faroles LEDcant. 6

Exterior

Contenedores de almacenamientocant. 15
Bolsas impermeablescant. 20
Brújulacant. 10
Cintas métricascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Conos de señalizacióncant. 12

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 60
Cartas de tareascant. 60
Hojas de puntuacióncant. 60
Registros de cachécant. 15
Lápicescant. 70
Portapapelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 50

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta al menos 7 días antes. Recorre todos los waypoints, comprueba las ubicaciones de los cachés y prepara cachés temporales por si alguno no está disponible.
Forma los equipos cuando termine la inscripción, no el mismo día. Entrega a cada equipo su mapa de ruta, cartas de tareas, hojas de puntuación, lápices y el dispositivo GPS correspondiente.
Prepara las instrucciones de seguridad con puntos concretos: qué hacer si alguien se separa, dónde hay cobertura y a quién avisar. Lleva walkie-talkies, baterías externas y cables de carga en un contenedor identificado.
Haz el montaje siguiendo el flujo de llegada: primero la mesa de registro, después mesas y sillas, y luego el punto de bebidas y catering. Reserva al menos 60 minutos antes de la hora de inicio para montar carpas, señalización y materiales.
Revisa el pronóstico y la ruta de aparcamiento el día anterior y la misma mañana. Si puede llover, guarda registros, mapas y cartas en bolsas impermeables y comprueba que las linternas frontales y los faroles LED funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de geocaching?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, conseguir el permiso y publicar la página del evento. Deja la comprobación final de la ruta para los 7 días previos y el montaje para 60 minutos antes del inicio.
¿Cuándo hay que formar los equipos de geocaching?: Forma los equipos cuando cierres las inscripciones, idealmente entre 3 y 5 días antes. Así puedes equilibrar el número de participantes y preparar un paquete de materiales para cada equipo.
¿Cuántos materiales necesita cada equipo?: Cada equipo debería recibir como mínimo un mapa de ruta, cartas de tareas, hojas de puntuación, lápices, un portapapeles y un dispositivo GPS. Prepara además una batería externa y un cable de carga por equipo para evitar interrupciones.
¿Qué hacer si un caché no está en su sitio el día del evento?: Lleva al menos un caché temporal de repuesto por cada recorrido y comprueba las ubicaciones durante la revisión de los 7 días previos. Guarda los repuestos en bolsas impermeables y asígnales un responsable antes de la salida.

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