Organiser un événement de géocaching, étape par étape

Commencez par fixer la date, le terrain et le format du parcours avant d’ouvrir les inscriptions. L’autorisation du propriétaire, la vérification des caches et la reconnaissance de l’itinéraire doivent être réglées assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, répartissez les participants en équipes, préparez les missions et contrôlez le matériel GPS, les batteries et les moyens de communication. Le jour J, l’accueil, les consignes de sécurité et le ravitaillement donnent le rythme à toute la rencontre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l’événement et le terrain
2 personnes
2
Obtenir l’autorisation du terrain
3
Publier la page de l’événement
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer la liste d’inscription et les équipes
2 personnes
8
Vérifier l’itinéraire et les waypoints
2 personnes
9
Vérifier les emplacements des caches
2 personnes
10
Préparer les caches temporaires
2 personnes
11
Imprimer les carnets de bord et les missions
2 personnes
12
Rédiger les consignes de sécurité
13
Réserver le lieu et le matériel
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Répartir le matériel par équipe
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Reconnaître le terrain et l’itinéraire de stationnement
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Installer le point de restauration et de boissons
3 personnes
26
Placer les caches sur le site
3 personnes
27
Installer les panneaux de parcours et les flèches
2 personnes
28
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Distribuer le kit de démarrage
3 personnes
32
Donner le briefing de sécurité
33
Faire partir les équipes
3 personnes
34
Tenir le poste de route
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
38
Servir le buffet et le dîner
4 personnes
39
Assurer la remise des prix
2 personnes
40
Gérer les trackables et les trouvailles
2 personnes
41
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Retirer les caches et les panneaux de parcours
3 personnes
43
Remettre le site propre et vide
4 personnes
44
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Nappesqté 6
Poubellesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Appareils GPSqté 10
Batteries externesqté 10
Câbles de rechargeqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampes frontalesqté 12
Lanternes LEDqté 6

Outdoor

Contenants de cacheqté 15
Sacs imperméablesqté 20
Boussoleqté 10
Mètres rubansqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8
Cônes de signalisationqté 12

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 60
Cartes de missionqté 60
Feuilles de scoreqté 60
Carnets de cacheqté 15
Crayonsqté 70
Presse-papiersqté 12
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réglez le terrain et son autorisation au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Faites aussi une reconnaissance du stationnement et du parcours après une période de pluie si le terrain risque d’être difficile.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ pour constituer les équipes et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste imprimée à la table d’inscription, avec les badges nominatifs.
Vérifiez chaque cache et chaque waypoint la semaine précédente, puis imprimez les carnets, missions, cartes et feuilles de score. Préparez une copie de secours par équipe au cas où un document serait perdu ou mouillé.
Répartissez le matériel dans des sacs identifiés avant l’arrivée des participants : GPS, câbles, batteries externes, talkies-walkies, boussole et sacs imperméables. Prévoyez au moins un moyen de communication pour chaque équipe ou secteur du parcours.
Contrôlez la météo 24 à 48 heures avant le départ et adaptez les consignes. Installez les tentes, tables, boissons fraîches, encas, poubelles et signalisation avant l’ouverture de l’accueil, afin de ne pas mobiliser les organisateurs pendant le briefing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement de géocaching ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du terrain, publier la page de l’événement, gérer les inscriptions et vérifier le parcours.
Quand faut-il vérifier les caches et l’itinéraire ?: Faites une première reconnaissance 2 à 3 semaines avant, puis un dernier contrôle 3 à 7 jours avant. Vérifiez les emplacements, les waypoints, le stationnement et l’état des chemins.
Quand arrêter les inscriptions pour un événement de géocaching ?: Fermez-les environ 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi former les équipes, imprimer les documents et préparer les encas selon les besoins alimentaires annoncés.
Quel matériel prévoir pour chaque équipe de géocaching ?: Prévoyez au minimum un appareil GPS ou une solution de navigation, une batterie externe, un câble de recharge, une carte de mission, un crayon et un sac imperméable par équipe. Ajoutez une lampe frontale si une partie du parcours peut se terminer après la tombée du jour.

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