Een geocachingevent organiseren van voorbereiding tot start

Een geocachingevent staat of valt met een gecontroleerde route, duidelijke opdrachten en een terrein waarop je deelnemers veilig kunt ontvangen. Leg eerst datum, terrein en toestemming vast; werk daarna de eventpagina, aanmeldingen en teamindeling uit. Controleer caches en waypoints ruim voor de start en maak materialen per team klaar. De laatste dag draait vooral om weersverwachting, parkeerroute, registratie, catering en een heldere briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Eventdatum en terrein vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor terrein regelen
3
Eventpagina publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldlijst en teams maken
2 personen
8
Route en waypoints controleren
2 personen
9
Cachelocaties controleren
2 personen
10
Tijdelijke caches voorbereiden
2 personen
11
Logboeken en opdrachten printen
2 personen
12
Veiligheidsinstructies opstellen
13
Locatie en materialen reserveren
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Materialen per team verdelen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Terrein en parkeerroute verkennen
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Catering en drankpunt inrichten
3 personen
26
Caches op locatie plaatsen
3 personen
27
Routeborden en pijlen plaatsen
2 personen
28
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Startpakket uitdelen
3 personen
32
Veiligheidsbriefing geven
33
Teams laten starten
3 personen
34
Routepost bemannen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Binnenkomende teams registreren
2 personen
38
Buffet en avondeten serveren
4 personen
39
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
40
Trackables en vondsten afhandelen
2 personen
41
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Caches en routeborden verwijderen
3 personen
43
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
44
Servies en materialen reinigen
3 personen
45
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Kannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
GPS-apparatenaantal 10
Powerbanksaantal 10
Oplaadkabelsaantal 10
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Hoofdlampenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 6

Outdoor

Cachecontainersaantal 15
Waterdichte zakkenaantal 20
Kompasaantal 10
Meetlintenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Afzetkegelsaantal 12

Papierwaren

Routekaartenaantal 60
Opdrachtkaartenaantal 60
Scoreformulierenaantal 60
Cachelogboekenaantal 15
Potlodenaantal 70
Klembordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50

Veiligheid

EHBO-kit
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer route, waypoints en cachelocaties minimaal 7 dagen vooraf op toegankelijkheid, ontbrekende containers en gewijzigde omstandigheden. Plan daarna nog één korte controle op de ochtend zelf.
Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het event. Stop per team de routekaarten, opdrachtkaarten, scoreformulieren, potloden en benodigde GPS-apparaten bij elkaar.
Print logboeken en opdrachten niet pas op de eventdag. Houd per deelnemer of team minstens één extra exemplaar achter de hand voor verlies, regen of een late aanmelding.
Plan de registratie zo dat deelnemers 30 minuten voor de start kunnen binnenkomen. Richt de tafel in met naamkaartjes, aanmeldlijst, klemborden en duidelijke veiligheidsinstructies.
Controleer 24 uur vooraf het weer, de parkeerroute en de staat van het terrein. Zet partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en het drankpunt zo neer dat registratie en vertrek ook bij regen vlot verlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een geocachingevent organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, terrein en toestemming. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, teamindeling, routecontrole en het voorbereiden van tijdelijke caches.
Wanneer moet ik de route en caches controleren?: Controleer route, waypoints en cachelocaties minstens 7 dagen voor het event. Doe op de dag zelf nog een korte ronde langs kritieke punten, zeker na regen of gewijzigde terreincondities.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de registratie van een geocachingevent?: Open de registratie ongeveer 30 minuten voor de start. Reken bij grotere groepen op 2 tot 3 minuten per deelnemer als naamkaartjes, teams en materialen vooraf klaarliggen.
Wanneer maak ik de teams voor een geocachingevent?: Maak de teams 3 tot 5 dagen voor het event, zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Leg daarna de materialen per team apart en houd één reservemateriaalset beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.