Ein Geocachingevent Schritt für Schritt organisieren

Ein Geocachingevent steht und fällt mit einer geprüften Route, klaren Teamaufgaben und einer guten Vorbereitung vor Ort. Lege zuerst Datum und Gelände fest und kläre die Genehmigung, bevor du die Eventseite veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Verpflegungswünsche, Wegpunkte und Material. Plane außerdem Zeit für einen Geländerundgang, wetterfeste Unterlagen und eine eindeutige Sicherheitsanweisung ein. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag GPS-Geräte, Ladezubehör oder wichtige Cache-Behälter fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Eventdatum und Gelände festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für das Gelände organisieren
3
Eventseite veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Anmeldeliste und Teams erstellen
2 Personen
8
Route und Wegpunkte überprüfen
2 Personen
9
Cache-Standorte überprüfen
2 Personen
10
Temporäre Caches vorbereiten
2 Personen
11
Protokolle und Aufgaben ausdrucken
2 Personen
12
Sicherheitsanweisungen erstellen
13
Ort und Material reservieren
14
Einkaufsliste prüfen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kalt stellen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Materialien auf die Teams verteilen
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Gelände und Parkroute erkunden
2 Personen
21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
23
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Catering- und Getränkestand einrichten
3 Personen
26
Caches vor Ort platzieren
3 Personen
27
Wegweiser und Pfeile aufstellen
2 Personen
28
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen

Event

29
Teilnehmende empfangen
3 Personen
30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
31
Starterpaket austeilen
3 Personen
32
Sicherheitsbriefing geben
33
Teams starten lassen
3 Personen
34
Routeposten besetzen
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Ankommende Teams registrieren
2 Personen
38
Buffet und Abendessen servieren
4 Personen
39
Preisverleihung durchführen
2 Personen
40
Trackables und Funde abhandeln
2 Personen
41
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

42
Caches und Routenschilder entfernen
3 Personen
43
Gelände sauber und leer übergeben
4 Personen
44
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
45
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
KannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
GPS-GeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 10
LadekabelAnz. 10
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

StirnlampenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 6

Outdoor

Cache-BehälterAnz. 15
Wasserdichte TaschenAnz. 20
KompassAnz. 10
MessbänderAnz. 6
WarnwestenAnz. 8
AbsperrkegelAnz. 12

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 60
AufgabenkartenAnz. 60
WertungsbögenAnz. 60
Cache-LogbücherAnz. 15
BleistifteAnz. 70
KlemmbretterAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
TaschenlampenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Nutzung des Geländes mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Ohne Genehmigung solltest du weder Route noch Aufbau verbindlich ankündigen.
Prüfe Route, Wegpunkte und Cache-Standorte einmal zu Fuß und danach nochmals 1 bis 2 Wochen vor dem Event. Dabei fallen gesperrte Wege, unklare Markierungen und schlechte GPS-Abdeckung rechtzeitig auf.
Erstelle die Team- und Anmeldeliste spätestens 3 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verteile Routenpläne, Aufgabenkarten, Wertungsbögen und Klemmbretter passend auf die Teams.
Plane pro Team ein GPS-Gerät, eine Powerbank, passende Ladekabel und wasserdichte Unterlagen ein. Zusätzliche Funkgeräte helfen, wenn Teams auf dem Gelände keinen zuverlässigen Mobilfunk haben.
Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungsmorgen. Stelle bei Regen Partyzelte, wasserdichte Taschen und zusätzliche Beleuchtung bereit; Stirnlampen und LED-Laternen sind besonders für späte Rückkehrer nützlich.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Geocachingevent planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigung. Die Anmeldung und Materialplanung sollten mindestens 2 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele GPS-Geräte braucht man bei einem Geocachingevent?: Plane grundsätzlich ein GPS-Gerät pro Team ein. Bei sechs Teams brauchst du also mindestens sechs Geräte und idealerweise ein Ersatzgerät.
Wann sollte man die Geocaching-Route überprüfen?: Kontrolliere die Route zuerst bei der Planung und nochmals 1 bis 2 Wochen vor dem Event vor Ort. Eine kurze Prüfung am Veranstaltungstag zeigt zusätzlich, ob Wege blockiert oder Markierungen beschädigt sind.
Was darf man bei einem Geocachingevent nicht vergessen?: Häufig fehlen Ersatzstrom, wetterfeste Unterlagen und Beleuchtung. Lege Powerbanks, Ladekabel, wasserdichte Taschen, Bleistifte und mindestens ein Ersatzset für Cache-Logbücher am Vortag bereit.

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