Qué necesitas para organizar un evento de geocaching

Un evento de geocaching necesita más que dispositivos GPS y cachés. Debes preparar materiales para cada equipo, proteger los documentos y prever comunicación, iluminación, comida y cambios de tiempo. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar antes de revisar la ruta y repartir los materiales. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade margen para pérdidas, roturas o participantes de última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mantelescant. 6
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Dispositivos GPScant. 10
Baterías externascant. 10
Cables de cargacant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Linternas frontalescant. 12
Faroles LEDcant. 6

Exterior

Contenedores de almacenamientocant. 15
Bolsas impermeablescant. 20
Brújulacant. 10
Cintas métricascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Conos de señalizacióncant. 12

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 60
Cartas de tareascant. 60
Hojas de puntuacióncant. 60
Registros de cachécant. 15
Lápicescant. 70
Portapapelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 50

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Té - 3 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche para café - 6 paquetes
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Jarabe de limonada - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Bocadillos - 80 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 4 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus - 8 tarrinas
- Mermelada - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pepinos - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Dip de salsa - 4 botes
- Cacahuetes salados - 3 bolsas
- Crackers - 6 paquetes
- Galletas - 6 paquetes
- Barritas de muesli - 80 unidades
- Ensalada vegetariana de comida - 12 piezas
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos

Consejos

Prepara un lote idéntico para cada equipo: dispositivo GPS, mapa de ruta, cartas de tareas, hojas de puntuación, lápices y una bolsa impermeable. Añade un 10 % de lápices y copias extra para sustituciones.
Carga todos los dispositivos GPS, baterías externas y walkie-talkies el día anterior. Lleva al menos un cable de carga compatible por dispositivo y guarda los repuestos en un contenedor separado.
Protege mapas, registros de caché e instrucciones en bolsas impermeables individuales. El papel mojado suele descubrirse demasiado tarde, especialmente si la ruta incluye zonas sin refugio.
Calcula dos o tres vasos reutilizables por persona si habrá bebidas durante varias horas, y utiliza una nevera portátil por cada punto de servicio que deba mantenerse frío. Enfría las bebidas antes del montaje.
Si la actividad termina con poca luz, prepara una linterna frontal por persona del equipo organizador y faroles LED para registro, catering y zonas de paso. Lleva también chalecos reflectantes y conos para señalizar el aparcamiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos dispositivos GPS necesito para un evento de geocaching?: Necesitas al menos un dispositivo GPS por equipo, no por participante. Reserva además uno de repuesto por cada 5 equipos para cubrir fallos o baterías agotadas.
¿Cuánto material de geocaching preparo por equipo?: Prepara un paquete completo por equipo y un paquete adicional por cada 10 equipos. Incluye mapas, cartas de tareas, hojas de puntuación, registros, lápices y una bolsa impermeable.
¿Cuándo debo preparar las bolsas de materiales?: Monta y etiqueta las bolsas entre 24 y 48 horas antes del evento. Comprueba cada paquete después de imprimir los documentos y vuelve a revisarlo justo antes de repartirlo.
¿Qué necesito para un evento de geocaching al aire libre?: Lleva protección para el papel, brújula, cintas métricas, chalecos reflectantes, conos, linternas y contenedores de almacenamiento. Comprueba la previsión meteorológica entre 24 y 48 horas antes y ajusta la iluminación y la protección según el recorrido.

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