Checklist para organizar un evento de geocaching

Un evento de geocaching combina una ruta, varios equipos y bastante material que debe estar preparado antes de que llegue el primer participante. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva del recinto hasta el montaje de las mesas, las carpas y el punto de bebidas. Revisa con tiempo los permisos, los waypoints y las ubicaciones de los cachés. El día anterior, deja preparados los documentos, las baterías y los materiales separados por equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del evento y el recinto
2 personas
Gestionar el permiso del recinto
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de inscripción y los equipos
2 personas
Comprobar la ruta y los waypoints
2 personas
Comprobar las ubicaciones del caché
2 personas
Preparar cachés temporales
2 personas
Imprimir los registros y las tareas
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
Reservar la ubicación y los materiales
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Distribuir los materiales por equipo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recorrer el recinto y la ruta de aparcamiento
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de catering y bebidas
3 personas
Colocar los caches en la ubicación
3 personas
Colocar señales y flechas de ruta
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir el pack de inicio
3 personas
Dar la charla de seguridad
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
Atender el puesto de ruta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Servir el bufé y la cena
4 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Gestionar los trackables y los hallazgos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Retirar las cachés y las señales de ruta
3 personas
Dejar el recinto limpio y vacío
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mantelescant. 6
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Dispositivos GPScant. 10
Baterías externascant. 10
Cables de cargacant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Linternas frontalescant. 12
Faroles LEDcant. 6

Exterior

Contenedores de almacenamientocant. 15
Bolsas impermeablescant. 20
Brújulacant. 10
Cintas métricascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Conos de señalizacióncant. 12

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 60
Cartas de tareascant. 60
Hojas de puntuacióncant. 60
Registros de cachécant. 15
Lápicescant. 70
Portapapelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 50

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el permiso al menos 4 semanas antes. Después publica la página del evento y envía las invitaciones para que las inscripciones no se acumulen durante la última semana.
Comprueba la ruta completa entre 7 y 10 días antes, incluidos los waypoints, el aparcamiento y las ubicaciones de los cachés. Repite la revisión si hay previsión de lluvia o cambios en el terreno.
Crea los equipos cuando falten entre 3 y 5 días y prepara para cada uno sus dispositivos GPS, mapas, cartas de tareas, hojas de puntuación, lápices y portapapeles. Guarda los materiales en contenedores separados para repartirlos rápidamente.
Imprime las instrucciones de seguridad, los registros de caché y las tareas con al menos 24 horas de margen. Lleva copias protegidas en bolsas impermeables y comprueba que todos los dispositivos tengan batería o una batería externa disponible.
Monta el recinto entre 2 y 3 horas antes de la salida: carpas, mesas, sillas, registro y zona de catering. Enfría las bebidas con antelación y deja listos los walkie-talkies, chalecos reflectantes, conos y linternas para los puntos de control.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de geocaching?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y gestionar los permisos. Deja la comprobación final de la ruta y los cachés para los 7 días previos.
¿Cuándo debo preparar los equipos de un evento de geocaching?: Forma los equipos entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas la lista de inscripción y las preferencias de los participantes. Prepara después un lote de materiales por equipo para evitar repartirlos uno a uno el mismo día.
¿Qué hay que revisar el día antes de un evento de geocaching?: Comprueba la previsión meteorológica, imprime los documentos, carga los dispositivos GPS y separa las baterías externas y los cables. También conviene revisar los walkie-talkies y proteger mapas, registros y tarjetas en bolsas impermeables.
¿A qué hora hay que llegar para montar un evento de geocaching?: Llega entre 2 y 3 horas antes del inicio para montar las carpas, las mesas, las sillas, el registro y el punto de bebidas. Reserva tiempo adicional si el recinto tiene una ruta de aparcamiento que deba señalizarse con conos.

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