Checklist para organizar un espectáculo de Navidad sin olvidos

Un espectáculo de Navidad reúne en un mismo plan escenario, reparto, ensayos, invitados, música, decoración y catering. La organización empieza por confirmar la fecha y el lugar, y termina con una revisión del sonido, los disfraces y las bebidas. Esta checklist te ayuda a avanzar por fases, sin dejar para el último día las entradas, las preferencias alimentarias o las instrucciones para el personal. También contempla el montaje de sillas, mesas, micrófonos, iluminación y servicio de comida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Establecer el programa de la presentación
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Confirmar las reservas
Imprimir el programa
Imprimir las entradas
Redactar instrucciones para el personal
Crear el reparto para la función
2 personas
Confirmar el horario de ensayos
Comprobar los elementos de decoración
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Clasificar los accesorios
2 personas
Reunir archivos de música
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar la decoración
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar los espacios
2 personas
Despejar la entrada
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el espacio del escenario
4 personas
Colocar los elementos decorativos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la luz y el sonido
3 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Guiar el guardarropa
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Controlar la iluminación durante la función
Controlar el sonido durante la función
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Preparar el programa de la noche
3 personas
Servir el catering de la noche
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la función de la noche
4 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los decorados
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Piezas de escenariocant. 8
Atril

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos para postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 10
Platos de buffetcant. 8
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3
Compras

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Faldas para árbol de Navidadcant. 2
Mantelescant. 12
Servilleteroscant. 120
Portanombrescant. 120
Cortinas de teatrocant. 2
Cajas de regalo decorativascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Aspiradoracant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Teatro

Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 30
Mesas de utileríacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Claqueta de direccióncant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Imperdiblescant. 2
Espejos de manocant. 4

Consejos

Confirma la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Así podrás incluir horarios reales y evitar cambios cuando ya se hayan enviado.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Usa la lista actualizada de visitantes para calcular platos, vasos, cubiertos, bebidas y cantidades de catering.
Programa los ensayos y prepara el reparto antes de revisar disfraces y accesorios. Haz una comprobación completa al menos 24 horas antes de la función para detectar piezas que falten.
Prueba el sonido y la iluminación durante un ensayo completo, no solo al encender el equipo. Comprueba los micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas, altavoces y archivos de música desde la posición del público.
Deja para el día del evento únicamente el montaje final, la preparación de aperitivos y el enfriado de bebidas. Imprime antes el programa, las entradas y las instrucciones para el personal, y reserva tiempo para colocar sillas, mesas y percheros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Navidad?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, programa e invitaciones. Reserva las últimas 24 horas para revisar vestuario, accesorios, música, sonido, iluminación y catering.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del espectáculo de Navidad?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la función. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 a 10 días antes, para poder actualizar la lista y confirmar las reservas.
¿Cuándo hay que preparar el sonido y la iluminación?: Elabora el plan de sonido y de iluminación al menos una semana antes, y haz una prueba durante un ensayo completo. Repite una comprobación final entre 2 y 3 horas antes de que lleguen los invitados.
¿Cómo calcular el catering para un espectáculo de Navidad?: Parte de la lista confirmada de visitantes y añade un margen del 5 al 10 % para bebidas y aperitivos. Prepara la vajilla y el servicio según el número final, y enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de servirlas.

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