Cómo organizar un espectáculo de acrobacias sin dejar cabos sueltos

Un espectáculo de acrobacias se organiza primero como una operación de seguridad y después como un programa para el público. Empieza por definir el recinto, el área de juego y la capacidad, y confirma pronto los permisos, el seguro y el equipo acrobático. Después coordina producción, emergencias, accesos y circulación de vehículos antes de cerrar horarios, catering y comunicación. La última fase consiste en comprobar materiales, vehículos, señalización y cada punto de seguridad en el propio recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación y el área de juego
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Contratar equipo de acrobacias
2 personas
4
Reservar producción técnica
2 personas
5
Gestionar el seguro para el espectáculo de acrobacias
6
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
7
Hacer un análisis de riesgos con el coordinador de acrobacias
3 personas
8
Definir escenarios de emergencia y evacuación
3 personas
9
Establecer la capacidad del público
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Reservar seguridad y controladores de tráfico
2 personas
15
Reservar personal de primeros auxilios
2 personas
16
Definir definitivamente el programa de acrobacias
3 personas
17
Preparar la música y los textos de anuncio
2 personas
18
Enviar información al público
19
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
20
Confirmar materiales y alquileres
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar vehículos de acrobacia
3 personas
23
Preparar la reunión técnica
2 personas

Evento

24
Habilitar el acceso al recinto
4 personas
25
Realizar la inspección de seguridad
4 personas
26
Delimitar las zonas para el público
5 personas
27
Colocar las barreras
5 personas
28
Descargar material de acrobacias
5 personas
29
Preparar vehículos de acrobacias
5 personas
30
Colocar esterillas de caída y material de protección
5 personas
31
Colocar los equipos de seguridad contra incendios
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
4 personas
33
Montar la iluminación
3 personas
34
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
35
Montar el punto de catering
3 personas
36
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
37
Montar el mostrador de registro
2 personas
38
Dar la sesión informativa al equipo de acrobacias
6 personas
39
Realizar briefing de seguridad
5 personas
40
Dar la sesión informativa al personal
8 personas
41
Abrir la entrada del público
4 personas
42
Registrar a los visitantes
4 personas
43
Guiar al público a las gradas
5 personas
44
Preparar bebidas y snacks
3 personas
45
Abrir el espectáculo de acrobacias
2 personas
46
Realizar números de acrobacia
12 personas
47
Vigilar las zonas de seguridad
6 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Gestionar las preguntas del público
2 personas
51
Coordinar la zona de fotos y vídeo
2 personas
52
Preparar el programa de la noche
5 personas
53
Realizar los actos de la noche
12 personas
54
Operar el espectáculo de luces
2 personas
55
Supervisar los flujos de público
5 personas
56
Servir la última ronda
3 personas
57
Cerrar el show
2 personas
58
Acompañar al público de forma segura
6 personas
59
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

60
Asegurar material de acrobacias
5 personas
61
Aparcar y cerrar los vehículos
3 personas
62
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
63
Desmontar la iluminación
3 personas
64
Retirar las barreras
5 personas
65
Recoger el catering
3 personas
66
Recoger y separar la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
68
Limpiar el recinto
5 personas
69
Comprobar daños y objetos abandonados
2 personas
70
Devolver el material alquilado
3 personas
71
Devolver material de acrobacias
3 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Entregar la ubicación
3 personas
74
Archivar el material fotográfico y de vídeo
75
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 8
Sillascant. 120
Mesa de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 4
Mesa de mezclas
Soportes para altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Distribuidor de corrientecant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Terminales de pagocant. 3
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de obracant. 6
Linternascant. 8

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Señales de advertenciacant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Protección auditivacant. 150
Extintorescant. 8
Mantas ignífugascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Botellas de lavaojoscant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6

Material deportivo

Colchonetas de caídacant. 8
Crashpadscant. 4
Alfombrillas de proteccióncant. 12
Rampa para acrobaciascant. 2
Barriles de acrobaciascant. 12
Muñecos de acrobaciacant. 4
Trampolinescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 20
Cascos de repuestocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejascant. 6
Pinzascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cuencoscant. 24

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Banderas del eventocant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Pósteres del programacant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva el equipo acrobático, la producción técnica, el seguro y los primeros auxilios con varias semanas de margen. Si falta uno de estos proveedores, el programa puede estar cerrado pero el espectáculo no estará listo para ejecutarse.
Haz el análisis de riesgos junto con el coordinador de acrobacias antes de distribuir entradas o invitaciones. Define por escrito las zonas de público, el área de juego, las rutas de evacuación y al menos dos escenarios de emergencia.
Calcula la capacidad del público después de colocar vallas, accesos, vehículos y zonas de seguridad, no antes. Deja espacio para controladores de tráfico, personal sanitario y una mesa de registro sin bloquear las salidas.
Cierra el programa, la música y los textos de anuncio antes de preparar la reunión técnica. En esa reunión confirma conexiones de sonido, micrófonos, iluminación, extensiones, distribución eléctrica y el orden exacto de cada número.
Haz la inspección final cuando el recinto ya esté montado, idealmente el mismo día y antes de abrir las puertas. Comprueba colchonetas, crashpads, extintores, botiquines, lavaojos, iluminación de emergencia, señalización y los vehículos de acrobacias; una lista revisada en la oficina no sustituye esta comprobación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de acrobacias?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el espectáculo requiere permisos, seguro, producción técnica, seguridad y control de tráfico. Reserva primero el equipo acrobático y los servicios críticos; el catering y la comunicación pueden cerrarse después.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo de acrobacias?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobar permisos y notificaciones antes de anunciar el evento. Hazlo al menos 6 semanas antes para disponer de tiempo para cambios en el área de juego, la capacidad o las rutas de evacuación.
¿Cuándo se debe hacer el análisis de riesgos?: Realízalo cuando ya conozcas la ubicación, el área de juego, los vehículos y el programa provisional, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Repásalo con el coordinador de acrobacias y vuelve a validarlo durante la inspección final, antes de que entre el público.
¿Cuánto personal de seguridad necesita un espectáculo de acrobacias?: No hay una cifra fija: depende de la capacidad, los accesos, el tráfico y la separación entre público y área de juego. Define la cantidad con el plan de seguridad y reserva además personal de primeros auxilios; como mínimo, debe haber cobertura durante todo el tiempo que haya público en el recinto.

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