Cómo organizar un encuentro entre inversores y emprendedores

Un encuentro entre inversores y emprendedores funciona cuando las personas adecuadas llegan preparadas y saben con quién hablar. Empieza definiendo por separado el perfil de los inversores y el público objetivo de las startups; después organiza las inscripciones, los criterios de inversión y los emparejamientos. La parte que más tarde se complica suele ser la coordinación: rondas de conversación, presentaciones, acreditaciones, plano de mesas y necesidades técnicas. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la convocatoria hasta el último cambio de sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el perfil del inversor
2 personas
2
Definir público objetivo para startups
2 personas
3
Configurar el formulario de inscripción
4
Elaborar la lista de inversores
2 personas
5
Preparar la lista de inicio
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Reservar el lugar
8
Reservar el catering
9
Reservar equipo audiovisual
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Recopilar criterios de inversión
2 personas
13
Comprobar los perfiles de las startups
2 personas
14
Definir los criterios de emparejamiento
2 personas
15
Hacer emparejamientos provisionales
3 personas
16
Planificar rondas de conversación
2 personas
17
Fijar el orden de presentación
2 personas
18
Elaborar el programa
2 personas
19
Enviar confirmación a los participantes
20
Enviar indicaciones
21
Recopilar las presentaciones de pitch
22
Revisar las presentaciones
2 personas
23
Hacer el plano
24
Numerar las mesas de conversación
25
Preparar acreditaciones
2 personas
26
Preparar las tarjetas de emparejamiento
2 personas
27
Configurar los temporizadores de juego
28
Montar el mostrador de registro
29
Comprobar la accesibilidad
30
Comprobar la información de aparcamiento
31
Volver a confirmar inscripciones
2 personas
32
Comunicar necesidades dietéticas
33
Confirmar el pedido de catering
34
Coordinar entregas
35
Inventariar los suministros
2 personas
36
Hacer la compra
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar los materiales
2 personas

Evento

39
Abrir la ubicación
2 personas
40
Comprobar los espacios
2 personas
41
Colocar mesas y sillas
4 personas
42
Montar el mostrador de registro
2 personas
43
Preparar mesas de conversación
3 personas
44
Conectar la técnica
2 personas
45
Probar presentaciones
2 personas
46
Montar el catering y los bufés
3 personas
47
Ordenar las acreditaciones
2 personas
48
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
49
Registrar a los participantes
3 personas
50
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
51
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
52
Coordinar la ronda de presentaciones
3 personas
53
Vigilar el horario
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Coordinar las rondas de emparejamiento
4 personas
57
Dirigir a los participantes a las mesas
3 personas
58
Repartir las tarjetas de conversación
2 personas
59
Reponer el bufé
3 personas
60
Guiar el cóctel de networking
3 personas
61
Recopilar los datos de contacto
2 personas
62
Anunciar la última ronda
63
Despedir a los participantes
3 personas
64
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Limpiar espacios
3 personas
69
Desconectar la tecnología
2 personas
70
Comprobar los materiales
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Archivar de forma segura los datos del partido
73
Enviar mensaje de agradecimiento
74
Reenviar los contactos de seguimiento
2 personas
75
Gestionar gastos y facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de conversacióncant. 12
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Manteleríacant. 16
Perchero

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Temporizadores de pitchcant. 2

Oficina

Portanombrescant. 90
Cordones para acreditacionescant. 90
Listas de registrocant. 6
Tarjetas de emparejamientocant. 100
Tarjetas de conversacióncant. 100
Folletos del programacant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Bloc de notascant. 30

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define los criterios de emparejamiento antes de cerrar las rondas. Relaciona sector, fase, importe buscado y criterios de inversión; así evitarás conversaciones sin encaje y podrás preparar emparejamientos provisionales con tiempo.
Cierra el formulario de inscripción al menos 7 días antes del encuentro. Además de los datos de contacto, pide la fase de la startup, el importe buscado, el sector y las preferencias dietéticas para no tener que reconstruir la información por correo.
Prepara el programa con bloques de conversación de 15 a 20 minutos y deja 5 minutos entre rondas. Ese margen sirve para cambiar de mesa, resolver retrasos y mantener actualizado el plano de las mesas numeradas.
Solicita las presentaciones de pitch 5 días antes y revísalas en un único bloque. Comprueba que cada archivo se abre en el portátil previsto, que el formato es compatible con el proyector y que los vídeos o fuentes externas funcionan sin conexión.
Envía la confirmación y las indicaciones 48 horas antes, incluyendo horario, acceso, mesa de registro y orden de presentación. Prueba micrófonos, altavoces, pantalla, cables HDMI, regletas y cargadores antes de que lleguen los participantes; los fallos técnicos suelen aparecer demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro entre inversores y emprendedores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, el catering y el equipo audiovisual durante las primeras 2 semanas, y deja la última semana para revisar perfiles, emparejamientos y materiales.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de inversores y startups?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes del encuentro. Necesitas ese plazo para recopilar criterios de inversión, revisar los perfiles de las startups y preparar los emparejamientos provisionales.
¿Cuánto debe durar cada ronda de conversación?: Calcula rondas de 15 a 20 minutos y añade 5 minutos para los cambios de mesa. Con 4 rondas, el bloque de conversaciones ocupará entre 80 y 100 minutos, sin contar la bienvenida ni las presentaciones.
¿Cuándo hay que enviar el programa y las indicaciones a los participantes?: Envía ambos documentos 48 horas antes. Incluye el horario, el orden de presentación, la numeración de las mesas, la ubicación del registro y cualquier requisito técnico o de acceso.

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