Zo organiseer je een investeerdersmatchmaking

Begin met het doel van de bijeenkomst: welke startups wil je koppelen aan welk type investeerder? Leg daarna de criteria, het aanmeldproces en de planning vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Een investeerdersmatchmaking staat of valt met gecontroleerde profielen, realistische gespreksrondes en duidelijke informatie voor deelnemers. Plan daarnaast vroeg de locatie, techniek en catering, zodat presentaties en gesprekken niet op de dag zelf worden opgehouden door praktische problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Investeerdersprofiel vaststellen
2 personen
2
Doelgroep voor startups bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier instellen
4
Investeerderslijst samenstellen
2 personen
5
Startuplijst samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Locatie reserveren
8
Catering reserveren
9
Audiovisuele apparatuur reserveren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Investeringscriteria verzamelen
2 personen
13
Startupprofielen controleren
2 personen
14
Matchingscriteria vastleggen
2 personen
15
Voorlopige matches maken
3 personen
16
Gespreksrondes plannen
2 personen
17
Pitchvolgorde vastleggen
2 personen
18
Programma opstellen
2 personen
19
Deelnemersbevestiging versturen
20
Routebeschrijving versturen
21
Pitchpresentaties verzamelen
22
Presentaties controleren
2 personen
23
Plattegrond maken
24
Gesprekstafels nummeren
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Matchingskaarten voorbereiden
2 personen
27
Pitchtimers instellen
28
Aanmeldbalie inrichten
29
Toegankelijkheid controleren
30
Parkeerinformatie controleren
31
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
2 personen
32
Dieetwensen doorgeven
33
Cateringbestelling bevestigen
34
Leveringen afstemmen
35
Benodigdheden inventariseren
2 personen
36
Boodschappen doen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

39
Locatie openen
2 personen
40
Ruimtes controleren
2 personen
41
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
42
Registratiebalie opbouwen
2 personen
43
Gesprekstafels inrichten
3 personen
44
Techniek aansluiten
2 personen
45
Presentaties testen
2 personen
46
Catering en buffetten opstellen
3 personen
47
Naambadges sorteren
2 personen
48
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
49
Deelnemers registreren
3 personen
50
Welkomstdrank serveren
2 personen
51
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
52
Pitchronde begeleiden
3 personen
53
Tijdschema bewaken
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Matchingsrondes begeleiden
4 personen
57
Deelnemers naar tafels verwijzen
3 personen
58
Gesprekskaarten uitdelen
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
61
Contactgegevens verzamelen
2 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
64
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Ruimtes schoonmaken
3 personen
69
Techniek afkoppelen
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Matchgegevens veilig archiveren
73
Bedankbericht versturen
74
Vervolgcontacten doorsturen
2 personen
75
Onkosten en facturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Gesprekstafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Tafellinnenaantal 16
Kledingrek

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Mobiele opladersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pitchtimersaantal 2

Kantoor

Naambadgehoudersaantal 90
Badgekoordenaantal 90
Registratielijstenaantal 6
Matchingskaartenaantal 100
Gesprekskaartenaantal 100
Programmaflyersaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 30

Decoratie

Welkomstbord
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het investeerdersprofiel en de startupdoelgroep eerst concreet. Vraag in het aanmeldformulier naar sector, investeringsfase, ticketgrootte, geografische focus en investeringscriteria; zonder die gegevens worden matches vooral op gevoel gemaakt.
Verwerk aanmeldingen in twee controles: controleer eerst de startup- en investeerdersprofielen en verzamel daarna ontbrekende informatie, zoals dieetwensen en investeringscriteria. Plan hiervoor minimaal 5 werkdagen vóór het evenement een sluitingsdatum.
Maak voorlopige matches voordat je gespreksrondes plant. Reserveer per gesprek een vast tijdsblok en plan enkele minuten wisseltijd, zodat deelnemers naar de juiste genummerde gesprekstafel kunnen gaan zonder dat het programma uitloopt.
Verzamel pitchpresentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test alle bestanden op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons en de presentatieklikker; een ontbrekende kabel is op locatie lastig te vervangen.
Stuur de deelnemersbevestiging, routebeschrijving, pitchvolgorde en persoonlijke gespreksschema uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Zet bij de ontvangst een registratietafel met naambadges klaar en gebruik een plattegrond waarop gesprekstafels, catering en presentatieruimte duidelijk staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een investeerdersmatchmaking?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor doelgroepen, investeerdersprofiel, locatie en leveranciers; plan de aanmeld- en matchingsfase daarna zo dat de definitieve gesprekken minimaal 5 werkdagen vooraf vaststaan.
Hoeveel tijd geef je per gesprek tussen startup en investeerder?: Reken meestal 15 tot 20 minuten per gesprek en plan 5 minuten wisseltijd. Bij vier rondes duurt het matchingsblok daarmee ongeveer 80 tot 100 minuten, exclusief ontvangst, pitches en pauzes.
Wanneer moet je de pitchpresentaties ontvangen?: Vraag de bestanden uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst op. Controleer daarna iedere presentatie op de laptop en met de beamer; vraag ontbrekende of niet-afspeelbare bestanden uiterlijk 1 werkdag vooraf opnieuw aan.
Wat stuur je deelnemers voor een investeerdersmatchmaking?: Stuur uiterlijk 2 werkdagen vooraf de bevestiging, routebeschrijving, starttijd, pitchvolgorde en het persoonlijke gespreksschema. Vermeld ook het nummer van de gesprekstafel en een contactpersoon voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.