Organiser une mise en relation avec des investisseurs

Une rencontre entre startups et investisseurs se prépare d’abord comme un travail de ciblage, puis comme un exercice de planification très précis. Commencez par définir les profils recherchés des deux côtés avant d’ouvrir les inscriptions. Les critères d’investissement, les besoins des startups et le format des échanges servent ensuite à créer des rendez-vous réellement utiles. Le jour J, chaque participant doit connaître son horaire, sa table et l’ordre des prises de parole.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le profil des investisseurs
2 personnes
2
Définir le public cible des startups
2 personnes
3
Paramétrer le formulaire d’inscription
4
Établir la liste des investisseurs
2 personnes
5
Établir la liste de départ
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Réserver le lieu
8
Réserver le catering
9
Réserver le matériel audiovisuel
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Collecter les critères d’investissement
2 personnes
13
Vérifier les profils des startups
2 personnes
14
Définir les critères d’appariement
2 personnes
15
Créer des appariements préliminaires
3 personnes
16
Planifier des tours de discussion
2 personnes
17
Définir l’ordre de passage
2 personnes
18
Élaborer le programme
2 personnes
19
Envoyer la confirmation aux participants
20
Envoyer les indications d'accès
21
Collecter les présentations de pitch
22
Vérifier les présentations
2 personnes
23
Créer le plan
24
Numéroter les tables de conversation
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Préparer les cartes d’association
2 personnes
27
Configurer les minuteurs de prise de parole
28
Aménager le comptoir d'inscription
29
Vérifier l’accessibilité
30
Vérifier les informations de stationnement
31
Reconfirmer les inscriptions
2 personnes
32
Transmettre les besoins alimentaires
33
Confirmer la commande traiteur
34
Coordonner les livraisons
35
Inventorier les fournitures
2 personnes
36
Faire les courses
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

39
Ouvrir le lieu
2 personnes
40
Vérifier les espaces
2 personnes
41
Installer les tables et les chaises
4 personnes
42
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
43
Aménager les tables de discussion
3 personnes
44
Brancher la technique
2 personnes
45
Tester les présentations
2 personnes
46
Installer le catering et les buffets
3 personnes
47
Trier les badges nominatifs
2 personnes
48
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
49
Enregistrer les participants
3 personnes
50
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
51
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
52
Animer le tour de pitch
3 personnes
53
Veiller au planning
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Encadrer les rondes de matching
4 personnes
57
Orienter les participants vers les tables
3 personnes
58
Distribuer les cartes de discussion
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
Animer le cocktail networking
3 personnes
61
Recueillir les coordonnées
2 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
64
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Nettoyer les espaces
3 personnes
69
Débrancher le matériel technique
2 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Archiver les données du match en toute sécurité
73
Envoyer un message de remerciement
74
Transmettre les contacts de suivi
2 personnes
75
Traiter les frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de discussionqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Nappesqté 16
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Minuteurs de pitchqté 2

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 90
Cordons pour badgesqté 90
Listes d'inscriptionqté 6
Cartes de jumelageqté 100
Cartes de discussionqté 100
Flyers du programmeqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 30

Décoration

Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Définissez les critères d’appariement avant de traiter les inscriptions : secteur, stade de développement, montant recherché et zone géographique peuvent servir à filtrer les profils.
Prévoyez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les critères d’investissement, les besoins alimentaires et les présentations de pitch. Fixez une date limite de réponse avant de réaliser les premiers appariements.
Créez les appariements préliminaires avant d’établir le programme. Réservez ensuite des créneaux distincts pour les présentations et les tours de discussion afin d’éviter les chevauchements.
Envoyez la confirmation et les indications d’accès après validation du planning. Ajoutez le numéro de table, l’heure de passage et les consignes de pitch pour limiter les questions à l’accueil.
Testez le dispositif audiovisuel avant l’arrivée des participants : vidéoprojecteur, microphones sans fil, ordinateur, câbles HDMI et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Préparez aussi les badges et numérotez les tables de conversation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une mise en relation avec des investisseurs ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la rencontre. Ce délai permet de définir les profils, réserver le lieu et le catering, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et finaliser les appariements.
Combien de temps prévoir pour chaque échange entre une startup et un investisseur ?: Prévoyez généralement 15 à 20 minutes par tour, puis 5 minutes pour changer de table. Le nombre de tours dépend du nombre de participants, mais il vaut mieux limiter le programme à 4 ou 5 échanges bien préparés.
Quand envoyer le planning et les informations d’accès ?: Envoyez une première confirmation dès que l’inscription est validée, puis le planning définitif 3 à 5 jours avant l’événement. Rappelez l’adresse, l’horaire, le numéro de table et les éventuelles consignes de présentation.
Comment réussir les appariements entre startups et investisseurs ?: Utilisez au moins trois critères communs : secteur, stade de développement et critères d’investissement. Vérifiez ensuite manuellement chaque profil avant de publier le programme, idéalement 7 jours avant la rencontre.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.