Investoren-Matchmaking strukturiert organisieren

Ein Investoren-Matchmaking steht und fällt mit der Qualität der Zuordnung: Die richtigen Investor:innen müssen auf passende Startups treffen, und die Gespräche brauchen einen klaren Zeitrahmen. Beginne deshalb mit Investorenprofilen, Zielgruppe und Anmeldeformular, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Kriterien, Prüfung der Profile und die Gesprächsplanung. Plane außerdem früh genug Präsentationen, Namensschilder, Raumaufteilung und Technik ein – besonders Beamer, Funkmikrofone und HDMI-Kabel werden häufig erst kurz vor Beginn geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Investorenprofil festlegen
2 Personen
2
Zielgruppe für Startups festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular einrichten
4
Investor:innenliste zusammenstellen
2 Personen
5
Startliste zusammenstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Location reservieren
8
Catering reservieren
9
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Investitionskriterien sammeln
2 Personen
13
Startup-Profile überprüfen
2 Personen
14
Matching-Kriterien festlegen
2 Personen
15
Vorläufige Spiele festlegen
3 Personen
16
Gesprächsrunden planen
2 Personen
17
Pitch-Reihenfolge festlegen
2 Personen
18
Programm erstellen
2 Personen
19
Teilnehmerbestätigung versenden
20
Wegbeschreibung versenden
21
Pitch-Präsentationen sammeln
22
Präsentationen prüfen
2 Personen
23
Lageplan erstellen
24
Gesprächstische nummerieren
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Matchingkarten vorbereiten
2 Personen
27
Pitch-Timer einstellen
28
Anmeldeschalter einrichten
29
Barrierefreiheit prüfen
30
Parkinformationen prüfen
31
Anmeldungen erneut bestätigen
2 Personen
32
Diätwünsche weitergeben
33
Cateringbestellung bestätigen
34
Lieferungen abstimmen
35
Bedarf erfassen
2 Personen
36
Einkaufen gehen
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Materialien bereitstellen
2 Personen

Event

39
Location öffnen
2 Personen
40
Räume kontrollieren
2 Personen
41
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
42
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
43
Gesprächstische einrichten
3 Personen
44
Technik anschließen
2 Personen
45
Präsentationen testen
2 Personen
46
Catering und Buffets aufbauen
3 Personen
47
Namensschilder sortieren
2 Personen
48
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
49
Teilnehmer registrieren
3 Personen
50
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
51
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
52
Pitchrunde moderieren
3 Personen
53
Zeitplan überwachen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Matchingrunden begleiten
4 Personen
57
Teilnehmer zu den Tischen führen
3 Personen
58
Gesprächskarten austeilen
2 Personen
59
Buffet auffüllen
3 Personen
60
Networking-Event betreuen
3 Personen
61
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
62
Letzte Runde ankündigen
63
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
64
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Räume reinigen
3 Personen
69
Technik abkoppeln
2 Personen
70
Materialien prüfen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Spieldaten sicher archivieren
73
Dankesnachricht versenden
74
Folgekontakte weiterleiten
2 Personen
75
Spesen und Rechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
GesprächstischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
HockerAnz. 12
TischwäscheAnz. 16
Kleiderständer

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
Mobile LadegeräteAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Pitch-TimerAnz. 2

Büro

NamensschildhalterAnz. 90
Bändchen für NamensschilderAnz. 90
AnmeldelistenAnz. 6
MatchingkartenAnz. 100
GesprächskartenAnz. 100
ProgrammflyerAnz. 100
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 30

Dekoration

Willkommensschild
TischschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege vor dem Versand der Einladungen fest, welche Investor:innen und welche Startup-Zielgruppe gesucht werden. Frage im Anmeldeformular zusätzlich nach Investitionskriterien und relevanten Startup-Profilen.
Sammle Anmeldungen nicht nur als Namen. Erfasse Investitionsschwerpunkte, Ernährungswünsche und Gesprächsinteressen, damit das spätere Matching auf vollständigen Angaben basiert.
Prüfe Startup-Profile und Pitch-Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung. So bleiben Zeit für fehlende Unterlagen, technische Anpassungen und eine neue Pitch-Reihenfolge.
Plane Gesprächsrunden mit festen Start- und Endzeiten und nummeriere die Gesprächstische. Verschicke Programm, Teilnehmerbestätigung und Wegbeschreibung mindestens 3 Tage vorher.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag. Stelle am Registrierungstisch Namensschilder bereit und plane separate Bereiche für Buffet, Getränke und Gespräche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Investoren-Matchmaking organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Investorenprofil, Startup-Zielgruppe, Location und Anmeldeformular. Die finale Gesprächsplanung sollte spätestens 3 bis 5 Werktage vorher stehen.
Wie funktioniert das Matching zwischen Startups und Investor:innen?: Sammle bei beiden Gruppen konkrete Kriterien, etwa Branche, Entwicklungsphase und Investitionsinteressen. Gleiche diese Angaben nach Ende der Anmeldung ab und erstelle daraus vorläufige Gesprächsrunden, die du anschließend auf Überschneidungen und Zeitkonflikte prüfst.
Wie viel Zeit sollte eine Gesprächsrunde beim Investoren-Matchmaking haben?: Plane pro Runde meist 15 bis 20 Minuten und zusätzlich 5 Minuten Wechselzeit ein. Bei sechs Runden dauert der reine Gesprächsblock damit etwa 2 bis 2,5 Stunden.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?: Fordere Pitch-Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher an und prüfe sie spätestens 3 Werktage vor dem Termin. Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel testest du am besten am Vortag vor Ort.

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