Cómo organizar un día deportivo sin perder el control

Un día deportivo funciona cuando el programa, los campos y las personas están coordinados antes de que llegue el primer participante. Empieza fijando la fecha, la sede y las pruebas; después abre las inscripciones y convierte los datos en equipos y horarios. La parte que más se retrasa suele ser la preparación final: confirmar participantes, revisar el material y dejar listas las hojas de puntuación. Reserva también una alternativa interior para no depender del tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede deportiva
3
Distribuir los campos deportivos
2 personas
4
Elegir pruebas deportivas
3 personas
5
Elaborar el calendario de competición
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Asignar monitores del juego
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer la distribución del equipo
3 personas
13
Confirmar participantes
2 personas
14
Enviar instrucciones a los voluntarios
15
Encargar premios y medallas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Preparar un programa interior alternativo
3 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Comprobar el material deportivo
2 personas
20
Recoger los premios y medallas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
23
Clasificar los petos del equipo
2 personas
24
Imprimir tarjetas de competición
25
Imprimir las hojas de puntuación
26
Hacer carteles de ruta y del recinto
2 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Inspeccionar el recinto
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
32
Montar la mesa de catering
3 personas
33
Delimitar los campos deportivos
4 personas
34
Montar estaciones deportivas
6 personas
35
Colocar marcadores
2 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Preparar el material de seguridad
2 personas
38
Recibir a los voluntarios
2 personas
39
Instruir a los monitores de juego
3 personas

Evento

40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Repartir petos del equipo
2 personas
42
Explicar las reglas del juego
2 personas
43
Guiar el calentamiento
3 personas
44
Guiar la actividad de fútbol
3 personas
45
Coordinar la actividad deportiva de voleibol
3 personas
46
Coordinar la prueba deportiva de relevos
3 personas
47
Acompañar la prueba deportiva de balón prisionero
3 personas
48
Coordinar la actividad de baloncesto
3 personas
49
Supervisar la parte de la pista de obstáculos
3 personas
50
Recopilar las puntuaciones
2 personas
51
Reponer los puntos de agua
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Repartir fruta y snacks
3 personas
54
Preparar los aperitivos
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
57
Anunciar los resultados provisionales
58
Acompañar las finales
4 personas
59
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
60
Entregar premios y medallas
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Recoger el material deportivo
4 personas
63
Recoger los chalecos del equipo
2 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
68
Dejar los campos deportivos limpios
3 personas
69
Limpiar la mesa de catering
2 personas
70
Apagar el equipo de sonido
71
Devolver las llaves del recinto
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Limpiar neveras portátiles
2 personas
74
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
75
Compartir fotos con los participantes
76
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 10

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de voleibolcant. 6
Balones de baloncestocant. 6
Balones de balón prisionerocant. 8
Pelotas de teniscant. 20
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Obstáculoscant. 8
Porterías de fútbolcant. 4
Redes de voleibolcant. 2
Aros de baloncestocant. 2
Cinta de marcaje para campocant. 8
Petos de equipocant. 80
Silbatoscant. 12
Cronómetroscant. 8
Marcadorescant. 8
Cintas de medallacant. 30

Equipo

Megáfonoscant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Micrófono de mano

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Decoración

Lonas de salida y metacant. 2
Señales direccionalescant. 12
Banderas del equipocant. 12
Números de mesacant. 12
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 8
Mantas térmicascant. 4
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el programa y la distribución de los campos. Deja un margen de 10 a 15 minutos entre pruebas para mover grupos, resolver dudas y evitar que un retraso inicial afecte a toda la jornada.
Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de antelación y pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas. Confirma la lista final entre 3 y 5 días antes, cuando todavía puedas ajustar equipos y compras.
Asigna un monitor a cada juego y entrega instrucciones por escrito al menos 48 horas antes. Para cada prueba, prepara tarjetas de competición, hojas de puntuación, un cronómetro y un silbato o megáfono si los campos están separados.
Revisa el material deportivo dos veces: una semana antes y el día anterior. Comprueba especialmente balones, redes, porterías, conos, petos, marcadores y alargadores; una pieza que falte puede dejar inutilizada una prueba completa.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y define cuándo activar el programa interior alternativo. Recoge las bebidas y los productos refrigerados el mismo día, y coloca carpas, mesas, sillas y neveras antes de iniciar la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sede y fija las pruebas al principio; deja las confirmaciones, las compras y la revisión final del material para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo abrir las inscripciones para un día deportivo?: Ábrelas al menos 3 semanas antes y ciérralas entre 5 y 7 días antes. Así tendrás tiempo para formar equipos, preparar el calendario de competición, recoger preferencias dietéticas e imprimir las hojas de puntuación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día deportivo?: Calcula como mínimo 1 monitor por prueba activa y añade 2 personas para recepción, cambios de campo y apoyo general. Si hay varios campos simultáneos, asigna un responsable visible a cada zona.
¿Qué hacer si llueve el día deportivo?: Decide entre 24 y 48 horas antes si mantienes el programa exterior o activas la alternativa interior. Comunica el cambio a participantes y voluntarios antes de la salida, y comprueba que el nuevo espacio permite mantener las pruebas o sustituirlas sin improvisar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.