Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin met de datum, het programma en de sportlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Kies daarna de sportonderdelen, deel de velden in en maak een wedstrijdschema dat past binnen de beschikbare uren. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, regel je teams, vrijwilligers, spelbegeleiders en dieetwensen. Plan de materiaalcontrole niet pas op de dag zelf: ballen, pionnen, hesjes, scoreborden en veldmarkering moeten vooraf compleet zijn. Zet ook een binnenprogramma klaar voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Sportvelden indelen
2 personen
4
Sportonderdelen kiezen
3 personen
5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Spelbegeleiders indelen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Teamindeling maken
3 personen
13
Deelnemers bevestigen
2 personen
14
Vrijwilligersinstructie versturen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Weersverwachting controleren
17
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
3 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
Prijzen en medailles ophalen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
23
Teamhesjes sorteren
2 personen
24
Wedstrijdkaarten afdrukken
25
Scoreformulieren afdrukken
26
Route- en terreinborden maken
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Terrein inspecteren
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Sportvelden uitzetten
4 personen
34
Sportstations opbouwen
6 personen
35
Scoreborden plaatsen
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
38
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
39
Spelbegeleiders instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Teamhesjes uitdelen
2 personen
42
Spelregels toelichten
2 personen
43
Warming-up begeleiden
3 personen
44
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
45
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
46
Sportonderdeel estafette begeleiden
3 personen
47
Sportonderdeel trefbal begeleiden
3 personen
48
Sportonderdeel basketbal begeleiden
3 personen
49
Sportonderdeel hindernisbaan begeleiden
3 personen
50
Scores verzamelen
2 personen
51
Waterpunten bijvullen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
54
Hapjes klaarzetten
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
57
Tussenstanden bekendmaken
58
Finales begeleiden
4 personen
59
Eindstanden controleren
2 personen
60
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Sportmateriaal innemen
4 personen
63
Teamhesjes innemen
2 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies en materialen afwassen
3 personen
68
Sportvelden schoon opleveren
3 personen
69
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
70
Geluidsapparatuur uitschakelen
71
Locatiesleutels retourneren
72
Geleend materiaal retourneren
2 personen
73
Koelboxen reinigen
2 personen
74
Overgebleven eten verwerken
2 personen
75
Foto's met deelnemers delen
76
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Volleybalballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Tennisballenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Hindernissenaantal 8
Voetbaldoeltjesaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalpalenaantal 2
Veldmarkeringstapeaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Medaillelintenaantal 30

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Start- en finishdoekenaantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 8
Reddingsdekensaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportonderdeel niet alleen speeltijd, maar ook wisselmomenten en uitleg. Houd per ronde enkele minuten vrij; zonder die buffer loopt een schema met meerdere velden snel uit.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en sluit het op een afgesproken termijn, bijvoorbeeld 7 dagen voor de sportdag. Dan kun je teams maken, deelnemers bevestigen en dieetwensen verzamelen.
Maak de teamindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en geef spelbegeleiders per onderdeel een duidelijke instructie. Stuur die informatie uiterlijk 2 dagen vooraf, inclusief wedstrijdkaarten en scoreformulieren.
Controleer sportmateriaal minimaal 1 week vooraf en nogmaals bij het klaarzetten. Tel onder meer de ballen, teamhesjes, pionnen, fluitjes, stopwatches en markeerschijven; ontbrekende spullen vallen op de ochtend zelf vaak te laat op.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie het binnenprogramma activeert. Regel daarnaast vooraf waar partytenten, klaptafels, koelboxen, speakers en verlengkabels komen te staan, zodat opbouw en communicatie niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer de sportvelden eerst; daarna kun je uitnodigingen versturen en vrijwilligers werven.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Bepaal eerst hoeveel velden en teams je hebt en hoeveel minuten één ronde duurt. Tel per ronde ook wisseltijd en uitleg mee en plan minimaal 10 minuten speling per uur.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak de teamindeling ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Bevestig deelnemers daarna meteen en sorteer de teamhesjes per team.
Wat doe je als het regent tijdens een sportdag?: Neem 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en houd een alternatief binnenprogramma klaar. Informeer vrijwilligers en deelnemers uiterlijk de avond ervoor over de aangepaste aanpak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.