So organisierst du einen Sporttag

Ein Sporttag wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Sportstätte und Programm festlegst und erst danach Anmeldungen und Teams planst. Teile die Plätze nach Disziplinen ein und erstelle einen Wettkampfplan mit realistischen Wechselzeiten. Parallel brauchst du Spielleiter, Helfer und eine klare Teilnehmerliste. Häufig fehlen am Veranstaltungstag nicht die Bälle, sondern Wertungsformulare, Teamwesten, gekühlte Getränke oder ein Plan für Regen. Dieser Ablauf führt dich von der ersten Entscheidung bis zur Ausgabe der Medaillen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Sportstätte reservieren
3
Sportplätze einteilen
2 Personen
4
Sportdisziplinen auswählen
3 Personen
5
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Spielleiter einteilen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teamaufteilung erstellen
3 Personen
13
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
14
Anweisung für Freiwillige versenden
15
Preise und Medaillen bestellen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
3 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Sportmaterial prüfen
2 Personen
20
Preise und Medaillen abholen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke und gekühlte Produkte holen
2 Personen
23
Teamwesten sortieren
2 Personen
24
Wettkampfkarten drucken
25
Wertungsformulare drucken
26
Weg- und Geländeschilder erstellen
2 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Gelände inspizieren
3 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
32
Cateringtisch einrichten
3 Personen
33
Sportplätze abstecken
4 Personen
34
Sportstationen aufbauen
6 Personen
35
Anzeigetafeln aufstellen
2 Personen
36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
37
Sicherheitsmaterial bereitlegen
2 Personen
38
Freiwillige empfangen
2 Personen
39
Spielbetreuer einweisen
3 Personen

Event

40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
41
Teamwesten verteilen
2 Personen
42
Spielregeln erläutern
2 Personen
43
Aufwärmen betreuen
3 Personen
44
Sportart Fußball begleiten
3 Personen
45
Sportteil Volleyball betreuen
3 Personen
46
Staffelwettbewerb betreuen
3 Personen
47
Sportteil Völkerball betreuen
3 Personen
48
Basketball-Wettkampf betreuen
3 Personen
49
Hindernisbahn für den Sportteil betreuen
3 Personen
50
Ergebnisse sammeln
2 Personen
51
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
54
Snacks bereitstellen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
57
Zwischenstände bekanntgeben
58
Finalen betreuen
4 Personen
59
Endstände prüfen
2 Personen
60
Preise und Medaillen überreichen
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Sportmaterial einsammeln
4 Personen
63
Teamwesten einsammeln
2 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
68
Sportplätze sauber übergeben
3 Personen
69
Cateringtisch reinigen
2 Personen
70
Tonanlage ausschalten
71
Locationschlüssel zurückgeben
72
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
73
Kühlboxen reinigen
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
75
Fotos mit Teilnehmenden teilen
76
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 10

Sportmaterial

FußbälleAnz. 8
VolleyballbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 6
VölkerbälleAnz. 8
TennisbälleAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 8
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 40
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
HindernisseAnz. 8
FußballtoreAnz. 4
VolleyballnetzeAnz. 2
BasketballkörbeAnz. 2
FeldmarkierungsbandAnz. 8
TeamwestenAnz. 80
PfeifenAnz. 12
StoppuhrenAnz. 8
AnzeigetafelnAnz. 8
MedaillenbänderAnz. 30

Ausstattung

MegafoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
Handmikrofon

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

Start- und ZielflaggenAnz. 2
WegweiserAnz. 12
TeamfahnenAnz. 12
TischnummernAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 8
RettungsdeckenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Sportstätte, bevor du Disziplinen und Zeitplan veröffentlichst. Plane pro Wechsel mindestens 10 Minuten ein, damit Teams nicht verspätet am nächsten Platz ankommen.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, zum Beispiel 14 Tage vor dem Sporttag. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und bestätige die Teilnehmer erst nach Prüfung der Angaben.
Ordne jeder Disziplin mindestens eine Spielleitung zu und verschicke die Anweisungen spätestens 3 Tage vorher. So weiß jede Person, wann sie wo sein muss und welche Wertungsformulare gebraucht werden.
Prüfe Sportmaterial und Technik getrennt: Neben Bällen, Toren und Netzen werden Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln, Megafone und Verlängerungskabel leicht übersehen. Sortiere Teamwesten und Wettkampfkarten am Vortag nach Gruppen.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege dann endgültig fest, ob das Outdoor-Programm stattfindet. Ein vorbereitetes Indoor-Programm verhindert, dass bei Regen der gesamte Zeitplan neu entstehen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sporttag organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Sportstätte und Disziplinen. Die Anmeldung sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin schließen, damit du Teams und Wettkampfplan erstellen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Sporttag?: Plane mindestens eine Spielleitung pro gleichzeitig laufender Disziplin und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Anmeldung, Material und Getränke ein. Bei sechs parallelen Stationen brauchst du also mindestens 8 bis 10 Helfer.
Wann soll man die Teams für den Sporttag einteilen?: Teile die Teams 5 bis 7 Tage vor dem Sporttag ein, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Verschicke die Einteilung zusammen mit Startzeiten und Treffpunkt spätestens 3 Tage vorher.
Was braucht man als Schlechtwetterplan für einen Sporttag?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Disziplinen nach drinnen verlegt oder ersetzt werden. Halte dafür einen verkürzten Ablauf mit 3 bis 5 Indoor-Stationen bereit und informiere Helfer und Teilnehmer sofort über die Änderung.

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