Organiser une journée sportive, étape par étape

Une journée sportive réussie repose d’abord sur un programme réaliste, des terrains bien répartis et des règles comprises par tous. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et choisir les disciplines avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, constituez les équipes, affectez les encadrants et préparez les feuilles de score. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, contrôler le matériel et sécuriser un plan intérieur si la météo change.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Répartir les terrains de sport
2 personnes
4
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la répartition des équipes
3 personnes
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Envoyer les consignes aux bénévoles
15
Commander les prix et médailles
16
Vérifier les prévisions météo
17
Prévoir un programme intérieur de rechange
3 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
20
Récupérer les prix et les médailles
21
Faire les courses
2 personnes
22
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
23
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
24
Imprimer les cartes du concours
25
Imprimer les feuilles de score
26
Créer les panneaux d’itinéraire et de site
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Inspecter le site
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
34
Monter les stations sportives
6 personnes
35
Installer les tableaux de score
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
38
Accueillir les bénévoles
2 personnes
39
Briefer les animateurs de jeu
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
42
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
43
Animer l'échauffement
3 personnes
44
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
45
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
46
Encadrer l’épreuve de relais
3 personnes
47
Encadrer l'épreuve de balle au prisonnier
3 personnes
48
Encadrer l'épreuve de basket
3 personnes
49
Encadrer l’épreuve sportive du parcours d’obstacles
3 personnes
50
Collecter les scores
2 personnes
51
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
54
Préparer les en-cas
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
57
Annoncer les classements intermédiaires
58
Encadrer les finales
4 personnes
59
Vérifier les scores finaux
2 personnes
60
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Récupérer le matériel sportif
4 personnes
63
Récupérer les gilets d'équipe
2 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Livrer les terrains de sport propres
3 personnes
69
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
70
Éteindre le matériel sonore
71
Restituer les clés du lieu
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Nettoyer les glacières
2 personnes
74
Traiter les restes
2 personnes
75
Partager les photos avec les participants
76
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Balles de tennisqté 20
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Obstaclesqté 8
Mini-buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Poteaux de basketqté 2
Ruban de balisageqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Siffletsqté 12
Chronomètresqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Rubans de médailleqté 30

Équipement

Mégaphonesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Microphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Numéros de tableqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 8
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les disciplines, les horaires, le lieu et la date limite d’inscription. Gardez quelques minutes entre les matchs pour les changements de terrain et les retards.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et équilibrer les équipes. Confirmez la liste finale des participants plusieurs jours avant la journée, pas la veille.
Attribuez un encadrant à chaque terrain et transmettez-lui les consignes avant le jour J. Prévoyez aussi une personne qui centralise les résultats, les chronomètres et les feuilles de score.
Contrôlez le matériel sportif avant l’installation : ballons, filets, cônes, chasubles, sifflets et chronomètres doivent être regroupés par discipline. Étiquetez les caisses pour éviter de chercher un élément pendant la compétition.
Vérifiez les prévisions météo et préparez un programme intérieur de rechange avant la dernière semaine. Les boissons réfrigérées, les glacières, les rallonges et les multiprises sont souvent oubliées jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée sportive ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, choisir les disciplines, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une journée sportive ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum un encadrant par terrain ou activité, plus une personne pour l’accueil et une autre pour les résultats. Ajoutez un remplaçant pour couvrir les pauses et les absences.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Décidez du maintien ou du changement de programme au plus tard la veille, selon les prévisions et les possibilités du lieu. Préparez un programme intérieur avec des activités courtes et vérifiez à l’avance l’accès aux espaces couverts.

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