Checklist para organizar un Día de curso

Un Día de curso reúne inscripciones, materiales, catering y varios preparativos técnicos en una misma jornada. Esta checklist te ayuda a organizarlo en el orden adecuado, desde confirmar el aula y el programa hasta dejar listas las carpetas y la mesa de registro. Conviene cerrar pronto las preferencias dietéticas y probar el proyector, el portátil y el sonido antes de que lleguen los participantes. El día del curso, la distribución del aula y el café deben estar preparados antes de abrir el espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar el aula
Confirmar al profesor y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Pedir material del curso
Reservar el catering
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Empaquetar los materiales del curso
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
Preparar el catering
2 personas
Abrir el espacio
Limpiar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar la mesa de presentación
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
Preparar las carpetas del curso
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Abrir la jornada del curso
Coordinar el primer bloque del curso
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el segundo bloque del curso
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la cena
2 personas
Guiar el tercer bloque del curso
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la última parte del curso
2 personas
Repartir certificados
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Contar el material del curso
Refrigerar la catering sobrante
Devolver los objetos prestados
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 35
Mesa de registro
Mesa de presentación

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil
Micrófono

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasos para aguacant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Cuencoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharones para sopacant. 2
Jarras medidorascant. 2

Catering

Cafécant. 3
Cajas de técant. 4
Jarras de aguacant. 6
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 3
Platos de buffetcant. 4
Porta-servilletascant. 4
Compras

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 35
Bolígrafoscant. 45
Pancartas con nombrescant. 4

Material de curso

Carpetas del cursocant. 35
Tableros de trabajocant. 35
Bloc de notascant. 35
Certificadoscant. 35
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores para pizarra blancacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedor
Recogedor y escoba
Guantes de limpiezacant. 4

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen para elaborar una lista definitiva de participantes y comunicar al catering las alergias o preferencias dietéticas. No esperes a la víspera para confirmar estos datos.
Prepara una carpeta completa por participante y añade las hojas de trabajo impresas y la tarjeta con su nombre. Cuenta el material con un margen de 2 o 3 unidades para cubrir errores o incorporaciones de última hora.
Haz una prueba técnica al menos 60 minutos antes de empezar: conecta el portátil, el cable HDMI, el proyector, la pantalla y el sonido. Comprueba también que haya alargadores y regletas suficientes para evitar cables atravesando la zona de paso.
Monta las mesas y sillas antes de colocar la mesa de registro y la mesa de presentación. Deja la documentación y los bolígrafos en el punto de llegada, para que el registro no bloquee la entrada al aula.
Prepara café y té antes de abrir el espacio y enfría los productos refrigerados con tiempo. Calcula las tazas, vasos, platos y cubiertos según el número final de participantes, y reserva una zona despejada para el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de curso?: Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para confirmar el aula, el profesor, el programa y las inscripciones. Cierra participantes, dietas y catering varios días antes, y deja la prueba técnica para el día anterior o para 60 minutos antes del inicio.
¿Cuándo debo confirmar el número de participantes?: Intenta cerrar la lista definitiva entre 3 y 5 días antes. Ese plazo permite ajustar el catering, preparar las carpetas, imprimir las hojas de trabajo y colocar correctamente las tarjetas de nombre.
¿Cuándo se prueba la tecnología del curso?: Haz una comprobación completa el día anterior si es posible y repítela al menos 60 minutos antes de recibir al grupo. Prueba la presentación desde el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y el micrófono o altavoz.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?: Reserva entre 90 y 120 minutos antes del comienzo para abrir y limpiar el espacio, colocar mesas y sillas, montar las mesas de registro y presentación y preparar café y té. Así tendrás margen para resolver un cable, una silla o un material que falte.

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