Cómo organizar un curso de integración sin contratiempos
Un curso de integración necesita más que reservar una sala y confirmar al docente. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y cierra después el programa, los materiales y la logística del aula. La víspera debes probar la presentación, preparar la documentación y comprobar cables, asientos y bebidas. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los fallos que suelen aparecer justo antes de recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Reservar sala de formación
- 5
Confirmar al docente
- 6
Fijar el programa
2 personas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Crear la lista de asistencia
- 9
Seleccionar el material didáctico
- 10
Pedir cuadernos de trabajo
- 11
Preparar hojas de trabajo
- 12
Imprimir hojas de trabajo
- 13
Hacer tarjetas de identificación
- 14
Probar la presentación
- 15
Comprar catering
2 personas
- 16
Empaquetar materiales
2 personas
- 17
Comprobar el espacio
- 18
Montar mesas
2 personas
- 19
Preparar las sillas
2 personas
- 20
Conectar la técnica
- 21
Preparar el material didáctico
2 personas
- 22
Enfriar las bebidas
- 23
Preparar café y té
Evento
- 24
Recepción de participantes
2 personas
- 25
Registrar la asistencia
- 26
Explicar el programa del curso
- 27
Acompañar el primer bloque de clase
2 personas
- 28
Gestionar la pausa
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Dirigir el segundo bloque de clase
2 personas
- 31
Servir la comida
3 personas
- 32
Guiar el tercer bloque de clase
2 personas
- 33
Supervisar la actividad práctica
2 personas
- 34
Moderar la ronda de preguntas
- 35
Distribuir citas de seguimiento
- 36
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 37
Recoger la basura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 40
Apagar el equipo
- 41
Limpiar el aula
2 personas
- 42
Clasificar los materiales
- 43
Recoger objetos perdidos
- 44
Recoger el catering sobrante
- 45
Devolver el material prestado
- 46
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 28
- Mesa del profesorado
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 2
- Regletascant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Clic de presentación
Material didáctico
- Cuadernos de integracióncant. 25
- Diccionarios de idiomascant. 6
- Juegos de tarjetas de prácticacant. 5
- Carpetas del cursocant. 25
- Formularios de asistenciacant. 3
Oficina
- Bloc de notascant. 28
- Bolígrafoscant. 35
- Lápicescant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 3
- Rotuladorescant. 2
- Post-itscant. 6
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 6
Vajilla
- Tazascant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Cucharillascant. 30
- Jarracant. 3
- Bandejas de serviciocant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Cuencoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Palangana para lavar
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar la sala: actualiza la lista de participantes y usa esos datos para crear las hojas de asistencia, las tarjetas de identificación y las carpetas del curso.
- Confirma al docente y el programa con varios días de margen. Así todavía puedes pedir los cuadernos de integración, preparar las hojas de trabajo y corregir cambios de contenido.
- Prueba la presentación en el portátil y el proyector al menos un día antes. Comprueba también el HDMI, las regletas, los alargadores, los altavoces y el clic de presentación; una prueba rápida evita perder los primeros 15 minutos.
- Prepara una mesa del profesorado y coloca por separado los materiales de cada participante: cuaderno, diccionario, tarjetas de práctica, bloc y bolígrafos. Empaquetarlo por persona reduce las entregas incompletas durante la recepción.
- Compra el catering después de recoger las preferencias dietéticas y enfría las bebidas la víspera. Deja café, té, tazas, vasos y platos listos antes de montar las mesas y las sillas, para que la recepción no compita con la preparación del aula.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso de integración?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar la sala. Deja los últimos 2 días para imprimir documentos, probar la técnica y preparar los materiales.
- ¿Qué hay que preparar para recibir a los participantes?
- Ten lista la mesa de recepción, las tarjetas de nombre y los formularios de asistencia al menos 30 minutos antes de la hora de inicio. Registra la asistencia mientras entregas las carpetas y orientas a cada persona.
- ¿Cuándo se deben imprimir las hojas de trabajo?
- Imprímelas entre 1 y 2 días antes, cuando el programa y el contenido estén confirmados. Prepara algunas copias adicionales para cubrir cambios de última hora o documentos dañados.
- ¿Cómo evitar problemas con el proyector durante el curso?
- Conecta y prueba toda la técnica el día anterior y vuelve a encenderla 30 minutos antes de la recepción. Lleva cables HDMI, regletas y alargadores compatibles, y comprueba que el sonido funcione desde el portátil.
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