Organiser un cours d’intégration sans rien oublier

Un cours d’intégration se prépare dans un ordre précis : confirmer le groupe, réserver une salle adaptée, cadrer le programme avec l’intervenant, puis préparer les supports et l’accueil. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, car ils déterminent les quantités de documents, de places et de catering. Dans les derniers jours, vérifie la présentation, les câbles et la disposition de la salle. Le jour J, l’enregistrement des présences et un accueil fluide donnent le rythme dès les premières minutes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver la salle de cours
5
Confirmer l'intervenant
6
Définir le programme
2 personnes
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Faire la liste des présences
9
Sélectionner le matériel pédagogique
10
Commander les cahiers d’exercices
11
Préparer les feuilles de travail
12
Imprimer les feuilles de travail
13
Créer les badges nominatifs
14
Tester la présentation
15
Acheter le catering
2 personnes
16
Emballer le matériel
2 personnes
17
Vérifier l’espace
18
Installer les tables
2 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Brancher la technique
21
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
23
Préparer le café et le thé

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Enregistrer la présence
26
Présenter le programme de la formation
27
Encadrer le premier bloc de cours
2 personnes
28
Encadrer la pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Encadrer le deuxième bloc de cours
2 personnes
31
Servir le repas
3 personnes
32
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
33
Encadrer la mission pratique
2 personnes
34
Animer la séance de questions-réponses
35
Distribuer les rendez-vous de suivi
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Éteindre l’équipement
41
Nettoyer la salle de cours
2 personnes
42
Trier les matériaux
43
Rassembler les objets perdus
44
Ranger la nourriture restante du catering
45
Restituer le matériel emprunté
46
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 28
Table des enseignants
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3
Cliqueur de présentation

Matériel pédagogique

Cahiers d’intégration civiqueqté 25
Dictionnaires de langueqté 6
Jeux de cartes d'entraînementqté 5
Dossiers de formationqté 25
Formulaires de présenceqté 3

Bureau

Blocs-notesqté 28
Stylos à billeqté 35
Crayonsqté 30
Badges nominatifsqté 30
Bloc de paperboardqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 3
Marqueursqté 2
Post-itqté 6
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 6

Vaisselle

Tassesqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Cuillères à caféqté 30
Carafeqté 3
Plateaux de serviceqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Petits bolsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bac à vaisselle
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai
Balayette et pelle
Serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le cours. Tu auras le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Confirme l’intervenant et le programme 10 à 14 jours à l’avance. Cette marge permet de sélectionner les cahiers, dictionnaires, jeux d’entraînement et feuilles de travail réellement nécessaires.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les câbles HDMI au plus tard la veille. Prévois aussi une multiprise et une rallonge : les prises disponibles sont souvent trop éloignées des tables.
Installe les tables et les chaises au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Garde une table séparée pour l’enseignant et place les dossiers, blocs-notes, stylos et badges avant de brancher la technique.
Prépare les boissons et le catering en fonction du nombre confirmé, puis mets les boissons au frais la veille. Pour le café et le thé, installe les tasses, verres et assiettes avant l’accueil afin de ne pas interrompre l’enregistrement des présences.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un cours d’intégration ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant le cours pour pouvoir confirmer la salle, les supports et le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, la préparation du matériel pédagogique et le test du vidéoprojecteur.
Quand imprimer les feuilles de travail et préparer les badges ?: Imprime les feuilles de travail et prépare les badges 2 à 3 jours avant le cours, après la mise à jour de la liste des participants. Garde quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un cours d’intégration ?: Vérifie la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les câbles, les multiprises et les rallonges. Contrôle aussi les quantités de cahiers, formulaires de présence, stylos et catering selon le nombre confirmé.

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