Checklist para organizar un curso de integración
Organizar un curso de integración requiere coordinar personas, contenidos y logística en el orden adecuado. Empieza por confirmar la sala, el docente y el programa; después cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En los últimos días, prepara las listas, los materiales didácticos, las identificaciones y la tecnología. Esta checklist reúne 46 tareas y 45 artículos para que la recepción y el inicio del curso transcurran sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar sala de formación
Confirmar al docente
Fijar el programa
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Crear la lista de asistencia
Seleccionar el material didáctico
Pedir cuadernos de trabajo
Preparar hojas de trabajo
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
Probar la presentación
Comprar catering
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Comprobar el espacio
Montar mesas
2 personas
Preparar las sillas
2 personas
Conectar la técnica
Preparar el material didáctico
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar café y té
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Explicar el programa del curso
Acompañar el primer bloque de clase
2 personas
Gestionar la pausa
2 personas
Rellenar las bebidas
Dirigir el segundo bloque de clase
2 personas
Servir la comida
3 personas
Guiar el tercer bloque de clase
2 personas
Supervisar la actividad práctica
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Distribuir citas de seguimiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
Limpiar el aula
2 personas
Clasificar los materiales
Recoger objetos perdidos
Recoger el catering sobrante
Devolver el material prestado
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 28
- Mesa del profesorado
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 2
- Regletascant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Clic de presentación
Material didáctico
- Cuadernos de integracióncant. 25
- Diccionarios de idiomascant. 6
- Juegos de tarjetas de prácticacant. 5
- Carpetas del cursocant. 25
- Formularios de asistenciacant. 3
Oficina
- Bloc de notascant. 28
- Bolígrafoscant. 35
- Lápicescant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 3
- Rotuladorescant. 2
- Post-itscant. 6
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 6
Vajilla
- Tazascant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Cucharillascant. 30
- Jarracant. 3
- Bandejas de serviciocant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Cuencoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Palangana para lavar
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y actualiza la lista de participantes antes de preparar las tarjetas de nombre, las carpetas y las hojas de trabajo.
- Confirma la sala, el docente y el programa antes de pedir los cuadernos de integración; así evitas imprimir o comprar materiales para un grupo o contenido que todavía puede cambiar.
- Prueba la presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los cables HDMI al menos un día antes. Comprueba también las regletas y los alargadores, no solo la imagen.
- Prepara una mesa del profesorado y deja juntos el material didáctico, los formularios de asistencia, los bolígrafos, los rotuladores y los post-its. Separar estos elementos por zonas reduce las búsquedas durante la recepción.
- Enfría las bebidas y prepara el café y el té antes de que lleguen los participantes. Coloca tazas, vasos y platos en el área de catering y deja las hojas de asistencia en la entrada para registrar a cada persona desde el primer momento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un curso de integración?
- Envíalas al menos 2 o 3 semanas antes del curso para que las personas puedan inscribirse. Reserva los últimos 3 o 5 días para cerrar la lista y confirmar las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo debo confirmar la sala y al docente?
- Confirma ambos como mínimo 2 semanas antes y vuelve a comprobarlo 3 o 4 días antes. En esa segunda revisión, valida también el horario, la disposición de mesas y sillas y el equipo disponible.
- ¿Cuándo se preparan las hojas de trabajo y los materiales del curso?
- Prepara el contenido cuando el programa esté fijado y deja la impresión, el empaquetado y la revisión final para los 2 días anteriores. Ten una copia adicional de las hojas de trabajo y de los formularios de asistencia.
- ¿Qué hay que revisar el día del curso de integración?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar el espacio, montar mesas y sillas, conectar la técnica, preparar el café y el té y colocar los materiales. La recepción y el registro de asistencia deben estar listos antes de la llegada del primer participante.
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