Cómo organizar un concurso de emprendedores sin perder el control

Organizar un concurso de emprendedores exige cerrar primero las reglas y después coordinar participantes, jurado, sala y presentaciones. Empieza definiendo el formato, los criterios de evaluación y las fechas de inscripción antes de enviar invitaciones. Cuando conozcas el número de participantes, podrás ajustar mesas, sillas, catering y medios técnicos. La última semana debe servir para confirmar archivos, probar la proyección y enviar a cada persona un briefing claro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Contactar a los miembros del jurado
3
Publicar las condiciones de participación
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el material promocional
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Confirmar participantes
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Solicitar los archivos de presentación
11
Establecer criterios del jurado
3 personas
12
Enviar briefing al jurado
13
Realizar una visita al lugar
2 personas
14
Hacer reservas
15
Pedir el catering
16
Probar la técnica
2 personas
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Enviar información a los participantes
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir formularios de jurado
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Recopilar los archivos de presentación
2 personas
24
Fijar el orden de las presentaciones
2 personas
25
Preparar el portátil de presentación
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Preparar la mesa del jurado
2 personas
30
Preparar el espacio de presentación
2 personas
31
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
32
Conectar los micrófonos
2 personas
33
Probar el nivel de sonido
2 personas
34
Colocar iluminación y señalización
2 personas
35
Preparar el buffet de catering
3 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar los paquetes de bienvenida
2 personas
38
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

39
Recibir al jurado
2 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
42
Presentar la apertura
43
Explicar las reglas del concurso
44
Coordinar las rondas de pitch
2 personas
45
Controlar el tiempo de la presentación
46
Reproducir las presentaciones técnicamente
47
Repartir formularios del jurado
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer aperitivos
2 personas
50
Coordinar la pausa de networking
2 personas
51
Facilitar la reunión del jurado
2 personas
52
Abrir el buffet
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Anunciar a los finalistas
56
Coordinar las pitches finales
2 personas
57
Anunciar al ganador
58
Entregar premios
2 personas
59
Guiar el cóctel de networking
2 personas
60
Servir la última ronda
2 personas
61
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

62
Recoger la basura
3 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Recoger el buffet
3 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Empacar los cables y la técnica
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
2 personas
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
74
Enviar mensaje de agradecimiento al jurado
75
Informar al ganador del premio
76
Archivar fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100

Equipo

Portátil de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Altavoces para portátil
Cronómetroscant. 3
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de demostración de chefcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Mantelescant. 12
Pósters del concursocant. 8
Señales direccionalescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Carteles para el escenariocant. 3
Cajas de premioscant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 100
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 30
Papel de impresióncant. 2
Carpetas A4cant. 10
Números de mesacant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 24
Sobrescant. 20
Certificados de premiocant. 3

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Publica las condiciones antes de abrir el formulario: incluye criterios de evaluación, duración máxima de cada presentación, formato de los archivos y fecha límite de inscripción. Así reduces preguntas y evitas recibir propuestas incompletas.
Confirma a los participantes en cuanto cierre el formulario y pide sus archivos de presentación con varios días de margen. Guarda una copia común y prepara el portátil de presentación; no dependas de que cada ponente traiga su propio equipo.
Envía al jurado una hoja de criterios y un briefing al menos 5 días antes. Imprime un formulario por jurado y deja definidos el orden de las presentaciones y el sistema para controlar el tiempo.
Haz una visita técnica al lugar antes de contratar el equipo. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas en la misma configuración que usarás el día del concurso.
Cierra el catering después de conocer las inscripciones y recopilar las preferencias dietéticas. Calcula las cantidades con el número confirmado de asistentes, enfría las bebidas con antelación y reserva tiempo para preparar café, té y la vajilla antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de emprendedores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas publicar la convocatoria, gestionar inscripciones y contactar con el jurado. Reserva la última semana para confirmar participantes, recopilar presentaciones y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario al menos 10 días antes del evento. Necesitarás ese margen para confirmar participantes, pedir archivos, fijar el orden de intervención y ajustar el catering y la distribución de la sala.
¿Cuánto tiempo debe durar cada presentación?: Define una duración máxima de 5 a 10 minutos por proyecto y añade entre 3 y 5 minutos para preguntas del jurado, según el número de participantes. Usa cronómetros visibles para mantener el programa sin retrasos.
¿Cuándo se deben enviar las presentaciones al organizador?: Pide los archivos entre 5 y 7 días antes y fija una hora límite concreta. Haz una copia de seguridad, comprueba cada archivo en el portátil y evita sustituir versiones durante la recepción de invitados.

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