Organiser un concours d’entrepreneurs, étape par étape

Un concours d’entrepreneurs repose sur une organisation précise : format, critères, jury, candidatures et déroulement des pitchs doivent être verrouillés dans cet ordre. Commencez par définir le nombre de participants, la durée de chaque présentation et le rôle du jury. Ouvrez ensuite les inscriptions avec des conditions claires, puis préparez les fichiers, le matériel technique et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les versions finales des présentations et les tests de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Contacter les membres du jury
3
Publier les conditions de participation
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Confirmer les participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Demander les fichiers de présentation
11
Établir les critères du jury
3 personnes
12
Envoyer le briefing du jury
13
Effectuer une visite du site
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Commander le catering
16
Tester la technique
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Envoyer les informations aux participants
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les formulaires du jury
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Collecter les fichiers de pitch
2 personnes
24
Définir l’ordre des présentations
2 personnes
25
Préparer l’ordinateur portable de présentation
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Installer la table du jury
2 personnes
30
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
31
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Tester le niveau sonore
2 personnes
34
Installer l’éclairage et la signalisation
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

39
Accueillir le jury
2 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
42
Présenter l’ouverture
43
Expliquer les règles du match
44
Animer les tours de pitch
2 personnes
45
Surveiller le temps de pitch
46
Lancer techniquement les présentations
47
Distribuer les formulaires du jury
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Animer la pause networking
2 personnes
51
Animer la réunion du jury
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Annoncer les finalistes
56
Accompagner les présentations finales
2 personnes
57
Annoncer le vainqueur
58
Remettre les prix
2 personnes
59
Animer le cocktail networking
2 personnes
60
Servir le dernier tour
2 personnes
61
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Emballer les câbles et le matériel technique
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement aux participants
74
Envoyer un message de remerciement au jury
75
Informer le gagnant
76
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 90
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portable
Chronomètresqté 3
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de démonstration pour chefsqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Affiches du matchqté 8
Panneaux de directionqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux de scèneqté 3
Boîtes de prixqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Bureau

Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 30
Papier d’impressionqté 2
Classeurs A4qté 10
Numéros de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 24
Enveloppesqté 20
Certificats de prixqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant de contacter le jury : indiquez le nombre de candidats, la durée de chaque pitch et le temps réservé aux questions. Ajoutez une marge d’au moins 10 minutes entre les séquences pour absorber les retards.
Fermez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir leurs besoins alimentaires et de demander leurs fichiers de présentation.
Envoyez au jury les critères d’évaluation et un briefing au moins 7 jours avant le concours. Précisez la méthode de notation, le temps de délibération et la personne qui répond aux questions le jour J.
Testez la projection et le son sur place 24 à 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones et le cliqueur avec les fichiers réels.
Préparez le déroulé imprimé, les badges et les formulaires du jury la veille. Chargez les batteries externes, mettez les boissons au frais et rassemblez les fichiers de pitch sur un ordinateur de présentation unique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’entrepreneurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de définir le format, recruter le jury, ouvrir les inscriptions, traiter les candidatures et finaliser la technique au moins 48 heures avant l’événement.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours d’entrepreneurs ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant le concours et laissez 2 à 3 semaines aux candidats pour répondre. Bloquez ensuite 10 à 14 jours pour examiner les dossiers et confirmer les participants.
Quand demander les présentations des candidats ?: Demandez les fichiers dès la confirmation de participation, puis imposez une date limite 5 à 7 jours avant l’événement. Faites une dernière collecte le jour précédent uniquement pour les corrections indispensables.
Combien de temps prévoir pour chaque pitch ?: Comptez généralement 5 à 10 minutes de présentation, suivies de 3 à 5 minutes de questions. Ajoutez au moins 5 minutes entre deux candidats pour changer de fichier, installer le micro et noter l’évaluation.

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