Einen Unternehmerwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Unternehmerwettbewerb müssen Auswahl, Jury und Präsentationen früh zusammenpassen. Lege zuerst das Wettbewerbsformat und die Bewertung fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teilnehmerkommunikation, Raumplanung, Catering und Technik in einer festen Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für Pitch-Dateien, Juryformulare und einen vollständigen Techniktest ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder ansprechen
- 3
Teilnahmebedingungen veröffentlichen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbematerial veröffentlichen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Teilnehmer bestätigen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Pitch-Dateien anfordern
- 11
Jurykriterien festlegen
3 Personen
- 12
Jury-Briefing versenden
- 13
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Catering bestellen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Teilnehmerinformationen versenden
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Jurymitglieder-Formulare drucken
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Pitch-Dateien sammeln
2 Personen
- 24
Reihenfolge der Präsentationen festlegen
2 Personen
- 25
Präsentations-Laptop vorbereiten
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 29
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 30
Präsentationsbereich einrichten
2 Personen
- 31
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 32
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 33
Lautstärke testen
2 Personen
- 34
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Willkommenspakete bereitlegen
2 Personen
- 38
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 39
Jury empfangen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 41
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 42
Eröffnung präsentieren
- 43
Wettkampfregeln erläutern
- 44
Pitchrunden betreuen
2 Personen
- 45
Pitch-Zeit überwachen
- 46
Präsentationen technisch abspielen
- 47
Juryformulare austeilen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 50
Networking-Pause betreuen
2 Personen
- 51
Jurybesprechung moderieren
2 Personen
- 52
Buffet eröffnen
2 Personen
- 53
Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Finalisten bekanntgeben
- 56
Finalpitches begleiten
2 Personen
- 57
Gewinner bekanntgeben
- 58
Preise überreichen
2 Personen
- 59
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 60
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 61
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr sammeln
3 Personen
- 64
Buffet aufräumen
3 Personen
- 65
Geräte ausschalten
2 Personen
- 66
Kabel und Technik einpacken
2 Personen
- 67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 73
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- 74
Dankesnachricht an die Jury senden
- 75
Gewinner informieren
- 76
Fotos und Ergebnisse archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- JurytischeAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- TrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 90
- EsslöffelAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
Ausstattung
- Präsentationslaptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- Laptoplautsprecher
- StoppuhrenAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochdemonstrationsmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- NamensschildhalterAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- WettkampfplakateAnz. 8
- RichtungsschilderAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BühnenschilderAnz. 3
- PreiskartonsAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Büro
- JuryformulareAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 10
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 30
- DruckpapierAnz. 2
- A4-OrdnerAnz. 10
- TischnummernAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- StifteAnz. 24
- UmschlägeAnz. 20
- PreiszertifikateAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HanddesinfektionsmittelAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Format, Teilnahmebedingungen und Jurykriterien fest, bevor das Anmeldeformular online geht. So erhalten alle Bewerber dieselben Informationen und die Jury bewertet später nach klaren Maßstäben.
- Sprich die Jurymitglieder früh an und verschicke das Briefing spätestens eine Woche vor dem Wettbewerb. Bitte sie außerdem rechtzeitig um Rückmeldung zu Interessenkonflikten und Ernährungswünschen.
- Fordere Pitch-Dateien mit einer festen Frist an, idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Sammle sie an einem Ort, prüfe die Dateiformate und lege danach die Präsentationsreihenfolge fest.
- Führe mindestens einen Ortstermin durch und teste Präsentationslaptop, Projektor, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Ein separater Test am Veranstaltungstag sollte spätestens 2 Stunden vor Beginn abgeschlossen sein.
- Plane den Ablauf minutengenau und drucke Drehbuch, Juryformulare und Namensschilder vorab aus. Halte für jeden Pitch die vorgesehene Dauer sowie 5 bis 10 Minuten Puffer für Wechsel und technische Störungen fest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Unternehmerwettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Format, Jury, Teilnahmebedingungen, Anmeldungen, Raum und Technik ohne unnötigen Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Unternehmerwettbewerb geöffnet werden?
- Öffne das Formular etwa 6 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine klare Abschlussfrist. Plane danach mindestens 7 Tage für die Prüfung der Anmeldungen und die Bestätigung der Teilnehmer ein.
- Wie viel Zeit braucht ein Pitch bei einem Unternehmerwettbewerb?
- Lege pro Präsentation eine feste Dauer fest, zum Beispiel 5 bis 10 Minuten, und plane zusätzlich 3 bis 5 Minuten für Fragen und den Wechsel ein. Die Stoppuhren sollten im Jurybriefing und im Drehbuch eindeutig berücksichtigt werden.
- Wann sollte man die Technik für einen Unternehmerwettbewerb testen?
- Teste die komplette Technik erstmals beim Ortstermin und erneut am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Ersatzlösungen für Präsentationslaptop, Stromversorgung, Ton und fehlende HDMI- oder Verlängerungskabel.
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