Zo organiseer je een ondernemerswedstrijd

Begin met het wedstrijdformat: bepaal hoeveel deelnemers je toelaat, hoe lang elke pitch duurt en waarop de jury beoordeelt. Publiceer daarna de voorwaarden en open het aanmeldformulier, zodat je tijd houdt om inschrijvingen te controleren en deelnemers te bevestigen. Regel vervolgens jury, locatie, catering en techniek in vaste volgorde. In de laatste week verzamel je pitchbestanden, leg je de presentatievolgorde vast en stuur je alle deelnemers praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
2
Juryleden benaderen
3
Deelnemersvoorwaarden publiceren
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Deelnemers bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Pitchbestanden opvragen
11
Jurycriteria opstellen
3 personen
12
Jurybriefing versturen
13
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Catering bestellen
16
Techniek testen
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Juryformulieren printen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Pitchbestanden verzamelen
2 personen
24
Presentatievolgorde vastleggen
2 personen
25
Presentatielaptop voorbereiden
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
3 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Jurytafel inrichten
2 personen
30
Presentatieplek inrichten
2 personen
31
Projector en scherm plaatsen
2 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Geluidsniveau testen
2 personen
34
Licht en bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Welkomstpakketten klaarleggen
2 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

39
Jury ontvangen
2 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
42
Opening presenteren
43
Wedstrijdregels toelichten
44
Pitchrondes begeleiden
2 personen
45
Pitchtijd bewaken
46
Presentaties technisch afspelen
47
Juryformulieren uitdelen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
51
Juryoverleg faciliteren
2 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Finalisten bekendmaken
56
Finalepitches begeleiden
2 personen
57
Winnaar bekendmaken
58
Prijzen uitreiken
2 personen
59
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
60
Laatste ronde serveren
2 personen
61
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Buffet opruimen
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Kabels en techniek inpakken
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Deelnemers bedankbericht sturen
74
Jurybedankbericht sturen
75
Prijwinnaar informeren
76
Foto's en uitslagen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100

Apparatuur

Presentatielaptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Laptopspeakers
Stopwatchesaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksdemonstratiemessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Podiumbordjesaantal 3
Prijzendozenaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Kantoor

Juryformulierenaantal 100
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Printpapieraantal 2
A4-mappenaantal 10
Tafelnummersaantal 12
Tapeaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 24
Enveloppenaantal 20
Prijzencertificatenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectieaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sluiting van het aanmeldformulier minimaal 3 weken vóór de wedstrijd. Gebruik daarna een vaste lijst om deelnemers, dieetwensen en ontbrekende gegevens te controleren.
Stuur de jurycriteria en briefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet per criterium een duidelijke score en leg vast wie de einduitslag controleert voordat die wordt bekendgemaakt.
Vraag pitchbestanden uiterlijk 48 uur vóór het programma op. Test elk bestand op de presentatielaptop, inclusief lettertypen, video en beeldverhouding, zodat je niet pas tijdens de pitches problemen ontdekt.
Plan een locatiebezoek minstens 1 week vooraf. Controleer daar de plaats van jurytafels, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak het draaiboek met tijdsblokken en druk het uiterlijk de dag ervoor af. Leg ook naamkaartjes, juryformulieren, stopwatches en een reserve-oplossing voor presentatiegeluid klaar; laptopspeakers zijn niet altijd hoorbaar in een volle ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemerswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het format vaststellen, juryleden benaderen, deelnemers werven en de locatie en catering reserveren.
Hoeveel tijd geef je deelnemers voor een pitch?: Kies één vaste pitchduur, bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten, en vermeld die in de deelnemersvoorwaarden. Plan daarnaast 2 tot 3 minuten voor vragen en een korte wissel tussen deelnemers.
Wanneer moet je de jurybriefing versturen?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd. Neem de criteria, puntentoekenning, planning, rolverdeling en procedure bij een gelijke eindscore op.
Wanneer test je de techniek voor een ondernemerswedstrijd?: Doe een volledige test tijdens het locatiebezoek, minimaal 1 week vooraf, en herhaal de controle op de dag zelf 60 tot 90 minuten vóór aanvang. Test de presentatielaptop, projector, microfoons, mixer, luidsprekers en alle aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.