Cómo organizar un concurso de carruajes sin perder el control

Un concurso de carruajes se organiza en un orden muy concreto: primero se fijan las reglas, el recinto y los requisitos de seguridad; después se abren las inscripciones y se prepara la jornada. Los caballos necesitan documentación comprobada, agua, heno y una zona de manejo bien delimitada. La parte que más se retrasa suele ser el horario de salida, porque depende de las inscripciones, los jueces y la disponibilidad del veterinario. Deja cerrados esos puntos antes de publicar el programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del partido
2 personas
2
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
3
Reservar el recinto de competición
2 personas
4
Comprobar permisos
2 personas
5
Comprobar el seguro
2 personas
6
Definir el jurado
2 personas
7
Confirmar veterinario
2 personas
8
Contratar al presentador
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el formulario de inscripción
11
Informar a los participantes
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Comprobar los pasaportes de los caballos
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Crear el orden de salida
3 personas
16
Publicar el horario de la competición
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
20
Definir la ruta del público
2 personas
21
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
22
Encargar premios y cintas
23
Crear dorsales
2 personas
24
Imprimir formularios del jurado
25
Enviar confirmación a los participantes
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Comprobar el material
3 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Trazar la ruta de los carruajes
4 personas
30
Cortar el césped
2 personas
31
Preparar los establos
3 personas
32
Colocar los obstáculos
4 personas
33
Montar mesas y sillas
4 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Preparar el catering
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

40
Registrar caballos
3 personas
41
Hacer revisar a los caballos
2 personas
42
Revisar técnicamente los carruajes
3 personas
43
Dar la información a los participantes
3 personas
44
Recibir al público
4 personas
45
Repartir dorsales
2 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Acompañar la prueba de doma
6 personas
48
Registrar las puntuaciones de doma
3 personas
49
Organizar la pausa
3 personas
50
Guiar el recorrido del maratón
8 personas
51
Realizar el cronometraje
4 personas
52
Vigilar los obstáculos
6 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Llevar el marcador
2 personas
59
Coordinar la final
6 personas
60
Comprobar el resultado final
3 personas
61
Entregar premios
3 personas
62
Despedir a los participantes
3 personas
63
Dar agua a los caballos
4 personas
64
Cerrar y asegurar el recinto
3 personas

Seguimiento

65
Desmontar los carros y obstáculos
5 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el recinto
5 personas
70
Limpiar los establos
3 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Archivar resultados
75
Publicar los resultados
76
Reordenar premios
77
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4

Material deportivo

Pista de doma
Obstáculos de maratóncant. 8
Conoscant. 40
Vallas de separacióncant. 30
Cordóncant. 4
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 6
Banderas de salidacant. 3
Banderas de metacant. 3
Dorsalescant. 30
Marcadorescant. 4
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Troféos de premiocant. 6
Cintas de medallacant. 30
Cepillos roscant. 10
Bebederos para caballoscant. 12
Redes para henocant. 12
Pacas de pajacant. 30
Carretillas de estiércolcant. 3
Horcas de estiércolcant. 6
Palascant. 4
Barriles de aguacant. 4

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cargadores móvilescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderolascant. 4
Señales direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Banderas de la competicióncant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Cinta de advertenciacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Especifica las pruebas, los criterios de puntuación, los tiempos y las condiciones de eliminación para no tener que responder cambios durante la semana del concurso.
Comprueba los permisos, el seguro y la documentación de los caballos con antelación. Fija una fecha límite de inscripción de al menos 7 días antes para revisar los pasaportes y corregir datos incompletos.
Publica el orden de salida y el horario cuando las inscripciones estén cerradas. Envía la confirmación a cada participante entre 3 y 5 días antes, incluyendo la hora de llegada, el aparcamiento y el recorrido hacia la pista.
Planifica la circulación separando público, caballos y vehículos. Señaliza las salidas de emergencia, coloca vallas o cordón alrededor de las zonas restringidas y asigna voluntarios concretos al registro, aparcamiento y control de pista.
Prepara una mesa del jurado completa antes de recibir al primer participante. Calcula una hoja de evaluación y un bolígrafo por juez y ten dorsales, cronómetros, marcadores y premios listos como mínimo 60 minutos antes de la primera salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de carruajes?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos y contratar al veterinario y al presentador. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, voluntarios, señalización y materiales.
¿Cuándo se debe publicar el horario del concurso?: Publícalo entre 3 y 5 días antes, una vez cerrado el plazo de inscripción y creado el orden de salida. Envía también una confirmación individual para que cada participante conozca su hora de llegada.
¿Qué documentación necesitan los caballos para participar?: Comprueba el pasaporte de cada caballo antes de confirmar la inscripción. Haz la revisión al menos 7 días antes del evento y comunica cualquier documento pendiente antes de asignar la salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de carruajes?: Como mínimo, asigna 1 voluntario al registro, 1 al aparcamiento, 2 al control del recorrido y 1 persona de apoyo al jurado por cada jornada. Añade una persona de reserva para cubrir pausas o incidencias.

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