Organiser un concours d’attelages, étape par étape

Un concours d’attelages se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation de la carrière et des obstacles. Commencez par fixer la date, le règlement et le lieu, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et la présence d’un vétérinaire. Les inscriptions permettent ensuite de construire l’ordre de départ, le programme et les besoins logistiques. Gardez enfin assez de temps pour baliser le parcours, affecter les bénévoles et contrôler les documents des chevaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Établir le règlement du concours
3 personnes
3
Réserver l'aire de compétition
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
2 personnes
6
Définir les membres du jury
2 personnes
7
Faire appel à un vétérinaire
2 personnes
8
Réserver un animateur
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Informer les participants
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Établir l’ordre de départ
3 personnes
16
Publier le programme des matchs
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Établir le plan de stationnement
2 personnes
20
Définir le parcours du public
2 personnes
21
Baliser les sorties de secours
2 personnes
22
Commander les prix et les rubans
23
Créer les dossards
2 personnes
24
Imprimer les formulaires du jury
25
Envoyer la confirmation aux participants
26
Vérifier les prévisions météo
27
Vérifier le matériel
3 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Définir l’itinéraire des calèches
4 personnes
30
Tondre le terrain
2 personnes
31
Préparer les écuries
3 personnes
32
Installer les obstacles
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Préparer le service traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

40
Enregistrer les chevaux
3 personnes
41
Faire inspecter les chevaux
2 personnes
42
Contrôler techniquement les carrosses
3 personnes
43
Faire le briefing des participants
3 personnes
44
Accueillir le public
4 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Encadrer l’épreuve de dressage
6 personnes
48
Enregistrer les scores de dressage
3 personnes
49
Assurer la pause
3 personnes
50
Encadrer le parcours du marathon
8 personnes
51
Chronométrer
4 personnes
52
Surveiller les obstacles
6 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Tenir le score à jour
2 personnes
59
Encadrer la finale
6 personnes
60
Vérifier le classement final
3 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
63
Abreuver les chevaux
4 personnes
64
Sécuriser le site
3 personnes

Suivi

65
Démonter les calèches et les obstacles
5 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Curer les étables
3 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Archiver les résultats
75
Publier les résultats
76
Commander à nouveau les prix
77
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Carrière de dressage
Obstacles du marathonqté 8
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Cordonqté 4
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 3
Numéros de départqté 30
Panneaux de scoreqté 4
Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 30
Brosses à queueqté 10
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Balles de pailleqté 30
Brouettes à fumierqté 3
Fourches à fumierqté 6
Pellesqté 4
Fûts d’eauqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneau d’accueil
Drapeaux de matchqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Ruban de signalisationqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une date limite de réception, puis envoyez une confirmation à chaque participant avec les horaires et les documents à présenter.
Ne réservez pas seulement l’aire de compétition : définissez aussi le stationnement, le parcours du public et les sorties de secours. Installez les barrières, le cordon et la signalisation avant l’arrivée des équipages.
Préparez l’ordre de départ après la clôture des inscriptions, puis publiez le programme suffisamment tôt pour que les concurrents puissent organiser leur arrivée. Imprimez les fiches du jury et prévoyez des stylos et des presse-papiers en réserve.
Affectez les bénévoles par poste et par tranche horaire, notamment pour l’accueil, le parcours, le stationnement et les résultats. Une répartition écrite évite de chercher un remplaçant au dernier moment.
Anticipez les besoins des chevaux sur toute la journée : prévoyez des bacs à eau, des fûts d’eau, du foin et un espace propre pour le fumier. Vérifiez les passeports avant le début des épreuves, pas au moment du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’attelages ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de réserver le vétérinaire et l’animateur, puis de traiter les inscriptions.
Quand faut-il publier le règlement et le formulaire d’inscription ?: Publiez-les au moins 6 semaines avant le concours. Fermez les inscriptions environ 10 à 14 jours avant la date prévue afin d’établir l’ordre de départ et le programme.
Quels documents vérifier pour les chevaux participants ?: Contrôlez le passeport de chaque cheval avant l’épreuve, idéalement lors de la confirmation d’inscription et une seconde fois à l’accueil. Prévoyez une procédure pour les documents manquants ou illisibles.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours d’attelages ?: Pour un concours de petite ou moyenne taille, partez sur environ 10 à 15 bénévoles répartis entre l’accueil, le stationnement, le parcours, la sécurité et l’aide au jury. Ajoutez au moins 2 personnes de réserve pour couvrir les pauses et les absences.

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