Zo organiseer je een koetsenwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, het terrein en het reglement voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna juryleden, dierenarts en omroeper vast en werk de route, hindernissen en veiligheidsmaatregelen uit. Inschrijvingen leveren pas een bruikbaar wedstrijdschema op als je paardenpaspoorten, dieetwensen en startinformatie tijdig verwerkt. Reserveer materiaal en deel vrijwilligers ruim voor de wedstrijddag in, zodat registratie, jury, parkeerbeheer en publieksbegeleiding niet op één persoon aankomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
- 3
Wedstrijdterrein reserveren
2 personen
- 4
Vergunningen controleren
2 personen
- 5
Verzekering controleren
2 personen
- 6
Juryleden vastleggen
2 personen
- 7
Dierenarts vastleggen
2 personen
- 8
Omroeper vastleggen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Deelnemers informeren
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Startvolgorde maken
3 personen
- 16
Wedstrijdschema publiceren
- 17
Vrijwilligers werven
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Parkeerplan maken
2 personen
- 20
Publieksroute bepalen
2 personen
- 21
Nooduitgangen markeren
2 personen
- 22
Prijzen en linten bestellen
- 23
Startnummers maken
2 personen
- 24
Juryformulieren drukken
- 25
Deelnemersbevestiging sturen
- 26
Weersverwachting controleren
- 27
Materiaal controleren
3 personen
- 28
Boodschappen doen
2 personen
- 29
Koetsenroute uitzetten
4 personen
- 30
Terrein maaien
2 personen
- 31
Stallen voorbereiden
3 personen
- 32
Hindernissen klaarzetten
4 personen
- 33
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Verlichting ophangen
3 personen
- 36
Catering voorbereiden
3 personen
- 37
Dranken koud zetten
2 personen
- 38
Registratietafel inrichten
2 personen
- 39
Jurytafel inrichten
2 personen
Event
- 40
Paarden aanmelden
3 personen
- 41
Paarden laten keuren
2 personen
- 42
Koetsen technisch controleren
3 personen
- 43
Deelnemersbriefing geven
3 personen
- 44
Publiek ontvangen
4 personen
- 45
Startnummers uitdelen
2 personen
- 46
Openingswoord verzorgen
- 47
Dressuurproef begeleiden
6 personen
- 48
Dressuurscores registreren
3 personen
- 49
Pauze verzorgen
3 personen
- 50
Marathonparcours begeleiden
8 personen
- 51
Tijdwaarneming uitvoeren
4 personen
- 52
Hindernissen bewaken
6 personen
- 53
Dranken serveren
3 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
2 personen
- 58
Stand van scores bijhouden
2 personen
- 59
Finale begeleiden
6 personen
- 60
Einduitslag controleren
3 personen
- 61
Prijzen uitreiken
3 personen
- 62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
- 63
Paarden water geven
4 personen
- 64
Terrein veilig afsluiten
3 personen
Nazorg
- 65
Koetsen en hindernissen afbreken
5 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Terrein schoonmaken
5 personen
- 70
Stallen uitmesten
3 personen
- 71
Afval afvoeren
2 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Scores archiveren
- 75
Uitslag publiceren
- 76
Prijzen nabestellen
- 77
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Jurytafel
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 4
Sportmateriaal
- Dressuurbak
- Marathonhindernissenaantal 8
- Pionnenaantal 40
- Afzethekkenaantal 30
- Koordaantal 4
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Startvlaggenaantal 3
- Finishvlaggenaantal 3
- Startnummersaantal 30
- Scorebordenaantal 4
- Juryformulierenaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Prijstrofeeënaantal 6
- Medaillelintenaantal 30
- Rosborstelsaantal 10
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Strobalenaantal 30
- Mestkruiwagensaantal 3
- Mestvorkenaantal 6
- Scheppenaantal 4
- Watertonnenaantal 4
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele opladersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Baniervlaggenaantal 4
- Richtingbordenaantal 12
- Welkomstbord
- Wedstrijdvlaggenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks-messenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Poetsdoekenaantal 30
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
- Waarschuwingslintaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld onder meer de onderdelen, startvoorwaarden, tijdsregistratie en wijze van beoordeling, zodat deelnemers niet achteraf om uitzonderingen vragen.
- Controleer paardenpaspoorten niet pas bij de start. Plan de controle bij de aanmelding en houd ruimte voor ontbrekende gegevens; zonder complete informatie kun je de startvolgorde en deelnemersbevestiging niet betrouwbaar maken.
- Maak het terrein op papier voordat je materialen neerzet. Teken dressuurbak, marathonhindernissen, pionnen, afzethekken, publieksroute, parkeerterrein en nooduitgangen in één plan en loop dit vóór de wedstrijddag na.
- Plan de bezetting per onderdeel en per tijdsblok. Registratie, jurytafel, omroeper, start en finish vragen tijdens de wedstrijd tegelijk aandacht; wijs daarom vooraf vaste vrijwilligers toe en geef hen een korte briefing.
- Regel paardenvoorzieningen naast het wedstrijdmateriaal. Zet waterbakken, watertonnen, hooinetten, strobalen en middelen voor mestafvoer klaar vóór de eerste trailer arriveert; dit wordt op drukke wedstrijddagen vaak te laat geregeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een koetsenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, reglement en vergunningen. Leg juryleden, dierenarts en omroeper uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd vast, zodat je programma niet afhankelijk blijft van last-minute beschikbaarheid.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een koetsenwedstrijd openen?
- Open de inschrijving zodra het reglement, de locatie en de belangrijkste voorwaarden vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Sluit de aanmelding uiterlijk 2 tot 3 weken voor de wedstrijd, zodat je paspoorten kunt controleren en de startvolgorde kunt maken.
- Wat moet je voor paarden regelen bij een koetsenwedstrijd?
- Voorzie per deelnemer een praktische plek voor controle en verzorging en zet waterbakken, watertonnen, hooinetten en strobalen klaar. Plan ook mestkruiwagens, mestvorken en scheppen vóór de opening van het terrein; controleer tijdens de dag minimaal elk uur de verzorgings- en mestpunten.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema en de startvolgorde?
- Maak een voorlopige planning zodra de inschrijving sluit en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd, doorgaans 2 tot 3 weken vooraf. Publiceer het definitieve schema en stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!