Cómo organizar un concurso de bandas sin perder el control

Organizar un concurso de bandas exige cerrar primero las reglas y después coordinar participantes, técnica y público. Empieza por definir el formato, confirmar el lugar y fijar qué recibirá el jurado antes de abrir las inscripciones. Cuando tengas las bandas, recopila sus necesidades técnicas y dietéticas, prepara el programa y sortea el orden de actuación. El sonido, los monitores, los micrófonos y los cables deben probarse antes de que llegue la primera banda.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el concepto de la competición
2 personas
2
Confirmar el lugar
3
Redactar las reglas de la competición
2 personas
4
Definir el jurado
5
Contactar a las bandas participantes
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
10
Comprobar los datos de la banda
11
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Hacer reservas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Sortear el orden de actuación
2 personas
16
Preparar formularios de jurado
17
Desarrollar el programa
2 personas
18
Programar voluntarios
19
Confirmar entrega técnica
20
Colocar la promoción
2 personas
21
Abrir el registro de asistentes
22
Gestionar premios y certificados
23
Enviar las confirmaciones a la banda
24
Imprimir el plan de trabajo
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Limpiar el espacio del público
2 personas
30
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
31
Montar el escenario
4 personas
32
Montar el sistema de sonido
3 personas
33
Montar la instalación de iluminación
2 personas
34
Colocar mesas y sillas
3 personas
35
Preparar la mesa del jurado
2 personas
36
Montar la barra
3 personas
37
Montar backstage
2 personas
38
Tender las líneas técnicas
3 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Colocar el programa y los carteles
2 personas
41
Preparar la restauración
3 personas
42
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
43
Realizar la prueba de sonido de la banda
4 personas

Evento

44
Abrir inscripción de bandas
2 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Servir las bebidas
3 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Llevar a las bandas al backstage
2 personas
51
Anunciar las actuaciones
52
Coordinar técnicamente las actuaciones
3 personas
53
Repartir formularios del jurado
54
Recoger los formularios del jurado
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Responder preguntas del público
2 personas
58
Anunciar el descanso
59
Facilitar la deliberación del jurado
2 personas
60
Anunciar al ganador
2 personas
61
Entregar premios
3 personas
62
Coordinar la despedida del público
63
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar el bar
3 personas
65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Desmontar el escenario
4 personas
67
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
68
Recoger mesas y sillas
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Inventariar el equipo
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Guardar el catering sobrante
2 personas
76
Enviar resultados a las bandas
77
Publicar el mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas altascant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Sistema de sonido PA
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Bateríascant. 24
Carros de manocant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 200
Fusibles de repuestocant. 10

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Cables de luzcant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 6
Jarras para servircant. 6

Decoración

Telón de fondo del escenario
Banderolas de competicióncant. 4
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30
Cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 6
Flechas para señalizacióncant. 20
Pizarracant. 2
Rotuladores de tizacant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 40
Bolígrafoscant. 30
Programascant. 150
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 60
Certificados de premiocant. 6
Sobrescant. 20

Consejos

Publica las reglas antes del formulario de inscripción: indica el tiempo máximo de actuación, los criterios de puntuación, la hora de llegada y cómo se resolverán los empates. Así reduces preguntas y evitas cambios durante el concurso.
Pide las necesidades técnicas al cerrar cada inscripción, no la semana del evento. Confirma instrumentos, entradas DI, micrófonos, monitores y conexiones con suficiente antelación para que la mesa de mezclas y el sistema PA sean compatibles.
Deja un margen de al menos 30 minutos entre la apertura de puertas y la primera actuación. Ese tiempo permite registrar asistentes, acomodar a las bandas y corregir problemas con cables, soportes o iluminación sin retrasar todo el programa.
Entrega al jurado formularios con los mismos criterios para todas las bandas. Prepara una mesa separada, bolígrafos y un procedimiento claro para recoger las puntuaciones al terminar cada actuación.
Asigna voluntarios a funciones concretas: registro, acompañamiento de bandas, escenario, público y premios. Imprime el plan de trabajo y confirma la entrega técnica el día anterior; estos dos pasos suelen olvidarse cuando toda la atención está en la promoción.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de bandas?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del concurso. Reserva los últimos 7 días para comprobar los datos de cada banda, recopilar necesidades técnicas y cerrar el programa.
¿Cuánto tiempo debe tocar cada banda en un concurso?: Define un tiempo fijo en las reglas y añade entre 10 y 15 minutos por banda para el cambio de escenario. Si participan 6 bandas con 30 minutos de actuación, calcula al menos 4 horas incluyendo cambios y pausas.
¿Cuándo se debe probar el sonido del concurso de bandas?: Haz la entrega técnica y la prueba principal entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, monitor, caja DI, cable XLR y foco antes de que llegue el público.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de bandas?: Para un concurso de hasta 6 bandas, calcula al menos 5 voluntarios además del equipo técnico: dos para el registro y las bandas, uno para el escenario, uno para el público y uno para apoyar al jurado y los premios.

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