Zo organiseer je een bandwedstrijd zonder verrassingen

Een bandwedstrijd organiseren begint niet bij het podium, maar bij een helder wedstrijdconcept. Leg eerst regels, speelduur, selectie en jurering vast; daarna kun je bands benaderen en de techniek plannen. Verzamel per band de bezetting en technische wensen, zodat de PA-set, microfoons, DI-boxen en monitors aansluiten op het programma. De laatste week draait om bevestigingen, het draaiboek en controle van kabels, verlichting, prijzen en publieksregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Locatie bevestigen
3
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
4
Juryleden vastleggen
5
Optredende bands benaderen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediabericht plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Bandgegevens controleren
11
Technische wensen verzamelen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Optreedvolgorde loten
2 personen
16
Juryformulieren maken
17
Draaiboek uitwerken
2 personen
18
Vrijwilligers inplannen
19
Technieklevering bevestigen
20
Promotie ophangen
2 personen
21
Publieksregistratie openen
22
Prijzen en certificaten regelen
23
Bandbevestigingen versturen
24
Draaiboek afdrukken
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Publieksruimte schoonmaken
2 personen
30
Podiumvloer controleren
2 personen
31
Podium opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
35
Jurytafel inrichten
2 personen
36
Bar inrichten
3 personen
37
Backstage inrichten
2 personen
38
Technische lijnen leggen
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Programma en bordjes plaatsen
2 personen
41
Catering klaarzetten
3 personen
42
Jurybriefing geven
2 personen
43
Bandcheck uitvoeren
4 personen

Event

44
Inschrijving bands openen
2 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Bands naar backstage begeleiden
2 personen
51
Optredens aankondigen
52
Optredens technisch begeleiden
3 personen
53
Juryformulieren uitdelen
54
Juryformulieren innemen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
58
Pauze aankondigen
59
Juryberaad faciliteren
2 personen
60
Winnaar bekendmaken
2 personen
61
Prijzen uitreiken
3 personen
62
Afscheid van publiek verzorgen
63
Publiek naar buiten begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Bar sluiten
3 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Podium afbouwen
4 personen
67
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Apparatuur inventariseren
2 personen
74
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opbergen
2 personen
76
Uitslagen naar bands sturen
77
Bedankbericht publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

PA-geluidsset
Mengtafel
Podiummonitorsaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Mobiele telefoonladersaantal 4
Batterijenaantal 24
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtkabelsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Podiumachterdoek
Wedstrijdbanierenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Plakbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Krijtbordaantal 2
Krijtstiftenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Kantoor

Juryformulierenaantal 40
Pennenaantal 30
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 60
Prijzencertificatenaantal 6
Enveloppenaantal 20

Tips

Leg de wedstrijdregels vast vóór je bands uitnodigt. Noteer onder meer de maximale speeltijd, het aantal nummers, de beoordelingscriteria en wat er gebeurt bij gelijkspel; zo voorkom je discussies op de avond zelf.
Vraag technische wensen direct bij de aanmelding uit en controleer die uiterlijk 14 dagen vooraf. Een band met een eigen drumstel, meerdere DI-boxen of extra microfoons kan de soundcheck anders laten uitlopen.
Plan de volgorde niet pas op de wedstrijddag. Loot of bepaal de optreedvolgorde zodra de inschrijvingen definitief zijn en stuur elke band minstens 7 dagen vooraf de aanvangstijd, soundchecktijd en praktische instructies.
Maak voor jury en backstage een apart tijdschema. Reken per band naast de optreedtijd ook tijd voor wisselen en soundcheck; zonder die buffer schuift het programma al na de eerste act op.
Controleer de techniek en publieksstroom de dag vóór het evenement. Test de mengtafel, podiummonitors, microfoons, kabels en podiumspots en leg juryformulieren, certificaten en een afgedrukt draaiboek klaar op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een bandwedstrijd?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het concept, de locatie en de jury. Open de aanmeldingen daarna ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen en controles.
Hoeveel tijd moet je per band plannen?: Plan naast de speeltijd 15 tot 30 minuten voor wisselen en soundcheck, afhankelijk van de bezetting. Bij 8 bands kan dat al 2 tot 4 uur extra programmatijd betekenen.
Wanneer moet je de technische wensen van bands verzamelen?: Vraag de technische rider of wensen meteen bij de aanmelding op en sluit de controle uiterlijk 14 dagen voor het optreden. Bevestig daarna welke apparatuur beschikbaar is, zoals microfoons, DI-boxen en podiummonitors.
Wanneer stuur je bands hun definitieve programma?: Stuur de bandbevestiging met optreedvolgorde, soundchecktijd, locatie-informatie en contactpersoon minimaal 7 dagen vooraf. Stuur eventuele laatste wijzigingen uiterlijk 48 uur voor de wedstrijd opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.