Einen Bandwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Bandwettbewerb entscheidet nicht nur die Musik, sondern ein klarer Ablauf. Lege zuerst Wettbewerbskonzept, Regeln, Jury und Veranstaltungsort fest, bevor du Bands einlädst. Danach sammelst du Anmeldungen, Technikdaten und Ernährungswünsche und baust daraus Programm und Zeitplan. Am Veranstaltungstag müssen Bühne, Ton, Licht, Juryunterlagen und Helfer so vorbereitet sein, dass keine Band auf fehlende Kabel oder ungeklärte Umbauzeiten wartet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
- 2
Location bestätigen
- 3
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder erfassen
- 5
Auftretende Bands anfragen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Beitrag posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Banddaten prüfen
- 11
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Auftrittsreihenfolge losen
2 Personen
- 16
Juryformulare erstellen
- 17
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 18
Freiwillige einplanen
- 19
Techniklieferung bestätigen
- 20
Werbung aufhängen
2 Personen
- 21
Publikumsregistrierung öffnen
- 22
Preise und Zertifikate organisieren
- 23
Bandbestätigungen versenden
- 24
Drehbuch ausdrucken
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Publikumsbereich reinigen
2 Personen
- 30
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 31
Bühne aufbauen
4 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 34
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 36
Bar einrichten
3 Personen
- 37
Backstage einrichten
2 Personen
- 38
Technische Leitungen verlegen
3 Personen
- 39
Mikrofone testen
2 Personen
- 40
Programm und Schilder aufstellen
2 Personen
- 41
Catering bereitstellen
3 Personen
- 42
Jury-Briefing geben
2 Personen
- 43
Bandcheck durchführen
4 Personen
Event
- 44
Anmeldung für Bands öffnen
2 Personen
- 45
Publikum empfangen
3 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Getränke servieren
3 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Eröffnungsrede halten
- 50
Bands ins Backstage begleiten
2 Personen
- 51
Auftritte ankündigen
- 52
Auftritte technisch betreuen
3 Personen
- 53
Juryformulare austeilen
- 54
Juryformulare einsammeln
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 58
Pause ankündigen
- 59
Jurybesprechung moderieren
2 Personen
- 60
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 61
Preise überreichen
3 Personen
- 62
Verabschiedung des Publikums organisieren
- 63
Publikum nach draußen begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Bar schließen
3 Personen
- 65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 66
Bühne abbauen
4 Personen
- 67
Lichttechnik abbauen
2 Personen
- 68
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Abfall sammeln
3 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Fundsachen sammeln
- 73
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
- 74
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 75
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 76
Ergebnisse an Bands schicken
- 77
Dankesnachricht veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- StehtischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 80
- Jurytisch
- BarhockerAnz. 4
Ausstattung
- PA-Tonanlage
- Mischpult
- BühnenmonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- HandyladegeräteAnz. 4
- BatterienAnz. 24
- SackkarrenAnz. 2
- WerkzeugkistenAnz. 2
- Gaffer TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
- ErsatzsicherungenAnz. 10
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- LichtkabelAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 6
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- WettkampfbannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- KlebebandAnz. 6
- AbdeckbandAnz. 6
- HinweispfeileAnz. 20
- KreidetafelAnz. 2
- KreidestifteAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Büro
- JuryformulareAnz. 40
- StifteAnz. 30
- ProgrammhefteAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- NamensaufkleberAnz. 60
- PreiszertifikateAnz. 6
- UmschlägeAnz. 20
Tipps
- Lege die Spielregeln vor der Ausschreibung schriftlich fest: Auftrittsdauer, Umbauzeit, Bewertungskriterien und Umgang mit Gleichstand sollten für alle Bands gleich gelten.
- Fordere technische Anforderungen direkt mit der Anmeldung an und prüfe sie spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb. So erkennst du fehlende DI-Boxen, Mikrofone oder Bühnenmonitore, bevor die Technik geliefert wird.
- Plane neben den Auftritten feste Umbauzeiten ein und veröffentliche die Reihenfolge erst, wenn alle Banddaten geprüft sind. Eine ausgeloste Reihenfolge verhindert Diskussionen, ersetzt aber keinen realistischen Ablaufplan.
- Gib der Jury eigene Formulare und einen festen Jurytisch und drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus. Kläre außerdem, wer Ergebnisse sammelt und wer bei Rückfragen während der Auftritte entscheidet.
- Bestätige Bands, Helfer, Technik und Reservierungen nicht nur mündlich, sondern mit einem Termin und einer schriftlichen Nachricht. Für Publikum und Verpflegung solltest du die Registrierung sowie Ernährungswünsche mindestens sieben Tage vorher abschließen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Bandwettbewerb organisieren?
- Beginne etwa drei bis vier Monate vorher mit Konzept, Ort, Regeln und Jury. Die Ausschreibung sollte mindestens acht Wochen vor dem Termin online sein, damit Bands Zeit für die Anmeldung haben.
- Wie viel Auftrittszeit braucht eine Band bei einem Wettbewerb?
- Rechne pro Band mit der festgelegten Spielzeit plus mindestens 15 bis 20 Minuten für Umbau und Soundcheck. Bei zehn Bands können allein dadurch mehrere Stunden entstehen, bevor Pausen und Juryberatung dazukommen.
- Wann muss die Technik für einen Bandwettbewerb feststehen?
- Sammle die technischen Anforderungen mit der Anmeldung und bestätige die vollständige Lieferung spätestens zwei Wochen vorher. Einen detaillierten Bühnenplan mit PA, Mischpult, Monitoren, Mikrofonen und Kabeln solltest du sieben Tage vorher an Technik und Bands senden.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Bandwettbewerb?
- Plane mindestens vier bis sechs Helfer gleichzeitig ein: für Einlass, Bühne, Umbauten, Jury und Betreuung der Bands. Bei mehr als zehn Bands oder paralleler Publikumsregistrierung brauchst du zusätzliche Personen für Einlass und Backstage.
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