Organiser un concours de groupes, étape par étape

Un concours de groupes se prépare d’abord comme une production scénique, puis comme un événement ouvert au public. Commence par fixer le concept, le règlement et le lieu avant de contacter les groupes. Ensuite, verrouille les inscriptions, les besoins techniques et alimentaires, puis construis un déroulé précis pour le jury, les bénévoles et les artistes. Les oublis les plus fréquents concernent l’ordre de passage, les câbles, les retours de scène et les confirmations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu
3
Rédiger les règles du concours
2 personnes
4
Définir les membres du jury
5
Contacter les groupes qui se produisent
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier un message sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
10
Vérifier les informations du groupe
11
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations
14
Établir le programme
2 personnes
15
Tirer au sort l’ordre des passages
2 personnes
16
Préparer les formulaires du jury
17
Élaborer le déroulé
2 personnes
18
Planifier les bénévoles
19
Confirmer la livraison du matériel technique
20
Afficher la promotion
2 personnes
21
Ouvrir l’inscription du public
22
Prévoir les prix et les certificats
23
Envoyer les confirmations aux groupes
24
Imprimer le déroulé
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Nettoyer l'espace public
2 personnes
30
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
31
Monter la scène
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Monter l’installation lumière
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
3 personnes
35
Installer la table du jury
2 personnes
36
Aménager le bar
3 personnes
37
Aménager les coulisses
2 personnes
38
Installer les lignes techniques
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Installer le programme et les panneaux
2 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
42
Briefing du jury
2 personnes
43
Effectuer la balance du groupe
4 personnes

Événement

44
Ouvrir les inscriptions des groupes
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Accompagner les groupes en backstage
2 personnes
51
Annoncer les spectacles
52
Assurer l'encadrement technique des spectacles
3 personnes
53
Distribuer les formulaires du jury
54
Récupérer les formulaires du jury
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Répondre aux questions du public
2 personnes
58
Annoncer la pause
59
Faciliter la délibération du jury
2 personnes
60
Annoncer le vainqueur
2 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Assurer les adieux au public
63
Accompagner le public à l'extérieur
3 personnes

Suivi

64
Fermer le bar
3 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Démonter la scène
4 personnes
67
Démonter l’éclairage
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Inventorier l’équipement
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Ranger le catering restant
2 personnes
76
Envoyer les résultats aux groupes
77
Publier le message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Retours de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Pilesqté 24
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 200
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Fond de scène
Bannières de compétitionqté 4
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Flèches de signalisationqté 20
Tableau à craieqté 2
Marqueurs craieqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Bureau

Fiches de juryqté 40
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 60
Certificats de prixqté 6
Enveloppesqté 20

Conseils

Fixe le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : durée maximale d’un passage, critères de notation, composition du jury et conditions de participation doivent être écrits noir sur blanc. Prévois aussi la procédure en cas d’égalité.
Demande les besoins techniques et alimentaires dès l’inscription. Pour chaque groupe, note les instruments, les microphones, les boîtiers DI, les retours de scène et les branchements nécessaires, puis transmets ces informations à l’équipe technique.
Ne laisse pas l’ordre de passage au dernier moment. Fais le tirage au sort dès que les inscriptions sont vérifiées, puis envoie à chaque groupe son horaire, l’heure d’arrivée et les consignes au moins une semaine avant le concours.
Prépare le jury avec un formulaire identique pour tous les groupes. Indique les critères, le barème et l’espace réservé aux commentaires ; imprime un exemplaire par juré et quelques copies de secours.
Traite l’installation comme une répétition technique : vérifie la sonorisation, la table de mixage, les retours, les câbles XLR, les rallonges et les passe-câbles avant l’arrivée du public. Garde une marge d’au moins 60 minutes pour les réglages et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de groupes ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter le jury, ouvrir les inscriptions, vérifier les fiches des groupes et réserver le matériel technique.
Quand ouvrir les inscriptions des groupes ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant le concours et laisse 2 à 3 semaines pour recevoir les candidatures. Garde ensuite au moins 2 semaines pour vérifier les informations et établir l’ordre de passage.
Combien de temps prévoir par groupe ?: Compte généralement 20 à 30 minutes par groupe, réglages compris, selon le règlement. Ajoute 5 à 10 minutes de battement entre les passages pour gérer un changement d’instrument ou un problème technique.
Quand envoyer le déroulé aux groupes ?: Envoie les confirmations et le programme au moins 7 jours avant l’événement. Rappelle l’heure d’arrivée, la durée du passage, les besoins techniques transmis et les règles à respecter sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.