Cómo organizar un concierto pop-up sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Fija primero el lugar y la fecha, y comprueba los permisos antes de contratar músicos o publicar invitaciones. Reserva también los aseos y el catering con varias semanas de margen, porque suelen ser servicios con disponibilidad limitada.
• Haz una visita técnica al lugar antes de cerrar el montaje. Comprueba la potencia eléctrica, la ubicación de las salidas de emergencia y la distancia entre escenario, mesa de mezclas, altavoces y público; así sabrás cuántos cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables necesitas.
• Envía a cada artista un documento con horarios, acceso, prueba de sonido, necesidades de escenario y contacto del responsable. Confirma la lista técnica al menos 7 días antes y revisa micrófonos, cajas DI, cables XLR, soportes y auriculares.
• Cierra el plan de seguridad antes de gestionar las inscripciones. Define quién supervisa las salidas, quién coordina a los voluntarios y qué ocurre si cambia el aforo; asigna los turnos por escrito y no solo en un grupo de mensajes.
• Comprueba el pronóstico del tiempo 72 horas antes y confirma la tienda o carpa para lluvia. El día anterior revisa la compra, las baterías de repuesto, las neveras portátiles, la iluminación y la cinta gaffer: son detalles pequeños que suelen faltar cuando ya ha empezado el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto pop-up?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá músicos, técnica, catering e inscripciones. Deja cerrados permisos, seguro y proveedores como mínimo 3 semanas antes, y usa la última semana para confirmaciones y comunicación.

¿Cuándo debo comprobar la electricidad del lugar?

Comprueba el suministro durante la primera visita al lugar, antes de reservar la técnica. Revisa de nuevo la potencia y los puntos de conexión entre 7 y 3 días antes, cuando ya tengas la lista definitiva de equipos.

¿Cuándo se prepara el plan de lluvia para un concierto pop-up?

Define una alternativa cubierta o una carpa al menos 2 semanas antes. Consulta el pronóstico 72 horas antes y confirma la decisión el día anterior, incluyendo el acceso de artistas, público y proveedores.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto pop-up?

Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25 a 40 asistentes, además de una persona responsable de coordinar el equipo. Confirma nombres, turnos y tareas entre 3 y 5 días antes para cubrir ausencias.

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