Zo organiseer je een pop-upconcert zonder verrassingen
Begin niet met de poster, maar met de locatie, datum en stroom. Bij een pop-upconcert hangen vergunningen, geluidsniveau, veiligheid en techniek direct met elkaar samen. Leg daarna muzikanten, techniekleverancier, toiletten en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar een programma met duidelijke tijden, een veiligheidsplan en een regententplan. De laatste week draait vooral om bevestigen: weersverwachting, aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en de technieklijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Muzikanten vastleggen
- 4
Techniekleverancier reserveren
- 5
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 6
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
- 7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 8
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 9
Toiletten reserveren
- 10
Catering reserveren
- 11
Fotograaf vastleggen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Programma publiceren
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
- 18
Artiesteninformatie versturen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Regententplan bevestigen
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Technieklijst controleren
2 personen
- 23
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 24
Promotie herinneren
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Materialen verzamelen
3 personen
- 29
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Event
- 30
Opbouwterrein afzetten
4 personen
- 31
Tenten opzetten
5 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Podiumvloer markeren
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 35
Verlichting installeren
3 personen
- 36
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 37
Bar en uitgiftepunt opstellen
3 personen
- 38
Decoratie ophangen
3 personen
- 39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 40
Toiletten plaatsen
2 personen
- 41
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 42
Catering voorbereiden
4 personen
- 43
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
- 44
Soundcheck uitvoeren
5 personen
- 45
Lichttest uitvoeren
3 personen
- 46
Voorraad en kassa klaarzetten
2 personen
- 47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 48
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 49
Programma aankondigen
- 50
Dranken serveren
4 personen
- 51
Hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
- 55
Artiesten begeleiden
- 56
Optredens begeleiden
2 personen
- 57
Publieksvragen afhandelen
2 personen
- 58
Verloren voorwerpen verzamelen
- 59
Laatste optreden afronden
2 personen
- 60
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 61
Barvoorraad afsluiten
2 personen
- 62
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
- 63
Verlichting afbreken
3 personen
- 64
Tenten afbreken
5 personen
- 65
Meubilair terugbrengen
3 personen
- 66
Afval verwijderen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Materialen schoonmaken
2 personen
- 70
Gehuurde apparatuur retourneren
3 personen
- 71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen registreren
- 73
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 6
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 8
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Monitor speakersaantal 3
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Koptelefoonaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 6
- Haspelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingsslingersaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Koelthermometersaantal 2
- Opbergboxenaantal 12
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Artiestenpostersaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
- Krijtstiftenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Desinfectiepompjesaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
Informatie
- Programmabordenaantal 4
- Routebordenaantal 8
- Polsbandjesaantal 150
- Pennenaantal 12
- Clipboardmappenaantal 6
Tips
- Plan het locatiebezoek vroeg genoeg om stroompunten, nooduitgangen en de plek van PA-speakers, lichtstatieven en kabelmatten te controleren. Noteer ook waar haspels en verlengkabels veilig kunnen liggen.
- Reserveer de techniek niet pas nadat de muzikanten zijn vastgelegd. Vraag per act naar microfoons, DI-boxen, monitor speakers, instrumentkabels en het benodigde aantal kanalen op het mengpaneel.
- Maak het programma met opbouw, soundcheck, deuren open en optredens op aparte tijden. Geef artiesten deze informatie uiterlijk enkele dagen vooraf, inclusief kleedkamer, aankomst en contactpersoon.
- Bevestig het regententplan zodra je de weersverwachting controleert. Controleer of partytenten, sfeerverlichting, bouwlampen en stroomvoorziening samen passen zonder kabels in looproutes te leggen.
- Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vóór je catering en boodschappen afrondt. Zet koelboxen klaar en tel niet alleen bezoekers, maar ook muzikanten, technici, vrijwilligers en fotografen mee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pop-upconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en muzikanten. Reserveer techniek, toiletten en catering zodra de datum vaststaat; in de laatste week controleer je alleen nog bevestigingen en wijzigingen.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een pop-upconcert?
- Dat hangt af van de locatie, het aantal bezoekers, geluid en lokale regels. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen of meldingen nodig zijn en of er aanvullende eisen gelden voor veiligheid, alcohol en muziek.
- Hoeveel stroom heb ik nodig voor een pop-upconcert?
- Laat de techniekleverancier vóór het locatiebezoek het verwachte vermogen van speakers, mengpaneel, verlichting en overige apparatuur berekenen. Controleer daarna het aantal groepen en gebruik alleen goedgekeurde haspels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
- Wanneer moet ik een regententplan maken voor een pop-upconcert?
- Maak het plan uiterlijk 1 week vooraf en bevestig het opnieuw zodra de weersverwachting betrouwbaar wordt. Bepaal waar partytenten komen, hoe bezoekers droog blijven en hoe techniek en stroom tegen regen worden beschermd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!