Ein Pop-up-Konzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Pop-up-Konzert entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Ort und Datum fest, prüfe Genehmigungen und Haftung und buche danach Musiker, Technik und Toiletten. Anschließend folgen Sicherheitsplan, Stromversorgung, Catering, Einladungen und Helferplanung. Plane außerdem einen Ortstermin und einen Regenplan ein: Kabel, Licht, Zelte und Notausgänge werden vor Ort anders sichtbar als auf einer Liste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Musiker festlegen
- 4
Technikdienstleister reservieren
- 5
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 6
Versicherung und Haftung regeln
- 7
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 8
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 9
Toiletten reservieren
- 10
Catering reservieren
- 11
Fotograf festlegen
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Programm veröffentlichen
- 16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
- 18
Künstlerinformationen versenden
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Regenzeltplan bestätigen
2 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Technikliste überprüfen
2 Personen
- 23
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 24
Werbung erinnern
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 29
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Event
- 30
Aufbaugelände absperren
4 Personen
- 31
Zelte aufbauen
5 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Bühnenboden markieren
2 Personen
- 34
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 35
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 36
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 37
Bar und Ausgabe stationieren
3 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Toiletten aufstellen
2 Personen
- 41
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 42
Catering vorbereiten
4 Personen
- 43
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 44
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 45
Lichttest durchführen
3 Personen
- 46
Lagerbestand und Kasse vorbereiten
2 Personen
- 47
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 48
Besucher empfangen
4 Personen
- 49
Programm ankündigen
- 50
Getränke servieren
4 Personen
- 51
Snacks servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 55
Künstler betreuen
- 56
Auftritte betreuen
2 Personen
- 57
Publikumsfragen bearbeiten
2 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
- 59
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
- 60
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Nachbereitung
- 61
Barvorrat abschließen
2 Personen
- 62
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
- 63
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 64
Zelte abbauen
5 Personen
- 65
Möbel zurückbringen
3 Personen
- 66
Abfall entsorgen
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Materialien reinigen
2 Personen
- 70
Gemietete Geräte zurückgeben
3 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Fundgegenstände registrieren
- 73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- StehtischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- KlappischeAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 8
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 3
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 10
- KopfhörerAnz. 2
- NotenständerAnz. 6
- KabelrollenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- Gaffer TapeAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- Lichterketten für stimmungsvolle BeleuchtungAnz. 8
- BaustrahlerAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- Einkäufe
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- KühlthermometerAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- KünstlerposterAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
- KegelAnz. 20
- TaschenlampenAnz. 6
- SicherheitswestenAnz. 12
Informationen
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- ArmbänderAnz. 150
- StifteAnz. 12
- KlemmbrettmappenAnz. 6
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Musikern. Technikdienstleister, Toiletten und Catering solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verbindlich reservieren.
- Prüfe die Stromversorgung bei einem Ortstermin unter realistischen Bedingungen. PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, LED-Spots und Kühlboxen brauchen zusammen mehr Anschlüsse und Kabellänge, als man beim ersten Rundgang oft annimmt.
- Lege den Sicherheitsplan vor dem Versand der Einladungen fest. Kontrolliere mindestens zwei nutzbare Notausgänge, sichere Kabel mit Kabelmatten und Gaffer Tape und bestimme eine verantwortliche Person für Einlass, Bühne und Notfälle.
- Bestätige den Regenzeltplan spätestens 48 Stunden vor Beginn und prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungstag. Partyzelte schützen nicht automatisch Technik, Musikerbereich und Kabelwege – diese Bereiche brauchen jeweils einen klaren Standort.
- Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten ein, statt nur Namen zu sammeln. Plane mindestens eine Person für den Aufbau, eine für Einlass und Anmeldungen sowie eine für Abbau und Rückgabe der Technik ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Pop-up-Konzert organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Musiker, Technik, Toiletten und Versicherungsfragen können mehrere Wochen dauern; Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin rausgehen.
- Wann buche ich Technik und Toiletten für ein Pop-up-Konzert?
- Reserviere Technikdienstleister und Toiletten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Bei einem kleinen Anbieter oder einem Termin in der Hauptsaison solltest du zusätzlich 2 Wochen Puffer einplanen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Pop-up-Konzerts?
- Plane für Bühne, PA, Licht, Strom, Zelte und Sitzbereiche mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Für Soundcheck und Korrekturen sollten weitere 1 bis 2 Stunden vor dem Einlass frei bleiben.
- Wann muss ich den Regenplan für das Konzert festlegen?
- Bestätige den Regenzeltplan spätestens 48 Stunden vor Beginn und überprüfe ihn am Veranstaltungstag erneut. Lege dabei nicht nur Zelte fest, sondern auch trockene Wege, Technikschutz und einen alternativen Musikerbereich.
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