Organiser un concert pop-up, étape par étape

Un concert pop-up se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et la date, confirmer les artistes, puis verrouiller la technique et l’accueil du public. Commence par vérifier les autorisations, l’alimentation électrique, les assurances et les sorties de secours avant d’annoncer l’événement. Ensuite, coordonne les prestataires, les inscriptions, le catering et les bénévoles. Les dernières vérifications concernent la météo, le plan des tentes, les câbles et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les musiciens
4
Réserver le prestataire technique
5
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
6
Gérer l’assurance et la responsabilité
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
9
Réserver les toilettes
10
Réserver le catering
11
Réserver le photographe
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Publier le programme
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
18
Envoyer les informations sur les artistes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer le plan de la tente
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Vérifier la liste technique
2 personnes
23
Effectuer une visite du site
2 personnes
24
Relancer la promotion
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

30
Balisage de la zone de montage
4 personnes
31
Monter les tentes
5 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Marquer le plancher de la scène
2 personnes
34
Installer le système de sonorisation
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
37
Installer le bar et le point de distribution
3 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer les toilettes
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Préparer le service traiteur
4 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
45
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
46
Préparer les stocks et la caisse
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Annoncer le programme
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
55
Accompagner les artistes
56
Accompagner les spectacles
2 personnes
57
Gérer les questions du public
2 personnes
58
Rassembler les objets perdus
59
Clore la dernière prestation
2 personnes
60
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Clôturer le stock du bar
2 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
63
Démonter l’éclairage
3 personnes
64
Démonter les tentes
5 personnes
65
Ramener le mobilier
3 personnes
66
Enlever les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le matériel
2 personnes
70
Retourner le matériel loué
3 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 6
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Surveiller les enceintesqté 3
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Casque audioqté 2
Pieds de microqté 6
Enrouleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 20
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Thermomètres de réfrigérationqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Affiches des artistesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Informations

Panneaux du programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8
Braceletsqté 150
Stylosqté 12
Chemises à pinceqté 6

Conseils

Réserve les musiciens et le prestataire technique avant de lancer les invitations. Demande un plan de scène avec les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques pour éviter les changements de dernière minute.
Fais une visite du site au moins 2 à 3 semaines avant le concert. Vérifie l’emplacement des enceintes, de la table de mixage, des sorties de secours, des toilettes et des rallonges, puis mesure les distances de câblage.
Ne traite pas l’électricité comme un détail. Confirme la puissance disponible avec le prestataire technique et prévois des enrouleurs, multiprises, passe-câbles, ruban gaffer et piles de rechange avant le montage.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones, avec un responsable clairement identifié pour l’accueil, les artistes, le catering et la sécurité. Envoie les informations pratiques aux artistes plusieurs jours avant leur arrivée.
Vérifie la météo et confirme le plan des tentes quelques jours avant l’événement. Fais ensuite une dernière vérification des courses, des glacières, du mobilier et de la liste technique avant l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop-up ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un petit concert pop-up. Ce délai permet de réserver les musiciens, le prestataire technique, les toilettes et le catering, puis de traiter les autorisations et l’assurance.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert pop-up ?: Réserve le prestataire technique dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 6 semaines avant le concert. Envoie ensuite la fiche technique des artistes pour dimensionner les enceintes, les subwoofers, les microphones et la table de mixage.
Que faut-il vérifier sur le lieu avant un concert pop-up ?: Vérifie l’accès, les sorties de secours, l’alimentation électrique, l’emplacement des tentes, les toilettes et les zones de circulation pendant une visite du site 2 à 3 semaines avant. Contrôle aussi les distances nécessaires pour les câbles et les passe-câbles.
Quand relancer les invités et les bénévoles ?: Relance la promotion environ 10 à 14 jours avant le concert et confirme les bénévoles au plus tard 7 jours avant. Envoie aux participants les horaires, le programme et les informations alimentaires dès que les inscriptions sont traitées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.