Checklist para organizar un concierto de pop

Organizar un concierto de pop requiere coordinar artistas, público, catering y montaje técnico en un orden muy concreto. Esta checklist reúne 76 tareas y 72 elementos para que no llegues al día del evento sin confirmar información, preparar pulseras o revisar la electricidad. Reserva tiempo para recopilar los archivos de música y enviar el briefing a los artistas. El día del concierto, deja al menos varias horas para descargar, montar y probar escenario, sonido e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Anunciar el evento
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los artistas
Recopilar información de los artistas
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Clasificar las pulseras
2 personas
Ir a comprar para el catering
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar la técnica
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar briefing a los artistas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
Descargar las partes del escenario
6 personas
Montar el escenario
6 personas
Colocar el telón de fondo
3 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
4 personas
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colocar vallado para el público
4 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Montar el mostrador de acceso
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar la barra
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Montar backstage
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Probar el espectáculo de luces
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Abrir las puertas
6 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Atender el guardarropa
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Poner música de fondo
Coordinar el programa previo
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de artistas
3 personas
Manejar el sonido del escenario
2 personas
Manejar la iluminación del escenario
2 personas
Ofrecer asistencia al público
4 personas
Servir las bebidas
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar incidentes
Coordinar la última actuación
3 personas
Anunciar la despedida
Guiar la salida
5 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar el guardarropa
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Inventariar materiales
2 personas
Separar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Almacenar las bebidas sobrantes
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Escenario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Telón de fondo
Atriles de músicacant. 4

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Mostrador del barcant. 2
Percheroscant. 4
Perchascant. 350
Papeleracant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Portátilcant. 2
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 350
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 350
Cucharascant. 150
Bandejas para servircant. 20
Pinzascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3

Decoración

Globoscant. 300
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldascant. 12
Decoración del escenariocant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 20

Registro

Listas de accesocant. 4
Pulserascant. 400
Cajas de cajacant. 2
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las confirmaciones de los artistas antes de preparar el programa: recopila sus datos, necesidades técnicas y archivos de música, y envíales el briefing con varios días de antelación.
No esperes al mismo día para gestionar el acceso del público. Envía las invitaciones, controla las inscripciones y clasifica las pulseras al menos 24 horas antes.
Planifica la compra del catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Deja las bebidas frías y los aperitivos preparados antes de que empiece el montaje técnico.
Reserva una franja amplia para el montaje: primero despeja la zona de carga, después monta el escenario, el sonido y la iluminación, y deja tiempo para una prueba completa con micrófonos y archivos de música.
Revisa la seguridad de la instalación antes de abrir: comprueba los puntos de electricidad, cubre los cables con canaletas o cinta gaffer y prueba los focos, monitores y altavoces con el espacio ya dispuesto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?: Empieza la planificación al menos 4 semanas antes para anunciar el evento, enviar invitaciones y confirmar a los artistas. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, archivos de música y necesidades técnicas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un concierto de pop?: Reserva como mínimo 4 horas para descargar las piezas del escenario, montarlo, instalar el sistema de sonido y colocar la iluminación. Añade tiempo para una prueba técnica completa y para resolver problemas de electricidad o cableado.
¿Cuándo hay que enviar el briefing a los artistas?: Envíalo entre 3 y 7 días antes del concierto, cuando ya estén confirmados los horarios y la información técnica. Pide los archivos de música con antelación para poder reunirlos y probarlos antes de abrir la ubicación.
¿Qué se suele olvidar en un concierto de pop?: Suelen olvidarse las preferencias dietéticas, los archivos de música, las pulseras clasificadas y la zona de carga despejada. También conviene revisar con varias horas de margen los cables, las regletas, los puntos de electricidad y las linternas de emergencia.

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