Cómo organizar una preparación para exámenes sin improvisar
Una preparación para exámenes funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: planificación, preparación del aula y desarrollo de la sesión. Empieza confirmando la fecha, reservando el espacio y contratando a los entrenadores antes de abrir las inscripciones. Después reúne las preferencias dietéticas, prepara el programa y deja listos los materiales de práctica y las hojas de trabajo. El día del entrenamiento, prueba la presentación, monta las mesas y sillas, y abre el punto de café antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha del entrenamiento
- 2
Reservar el espacio
- 3
Contratar entrenadores
- 4
Elaborar el programa
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Crear la lista de participantes
- 9
Enviar el briefing a los entrenadores
- 10
Seleccionar el material de práctica
2 personas
- 11
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
- 12
Hacer tarjetas con nombres
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
- 15
Preparar los materiales
2 personas
Evento
- 16
Abrir el espacio
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
2 personas
- 19
Probar la presentación
2 personas
- 20
Repartir las hojas de trabajo
2 personas
- 21
Montar el punto de café
2 personas
- 22
Recepción de participantes
2 personas
- 23
Presentar el programa
- 24
Guiar la sesión de práctica
3 personas
- 25
Servir la pausa para el café
2 personas
- 26
Rellenar las bebidas
- 27
Moderar la ronda de preguntas
3 personas
- 28
Guiar la segunda sesión de práctica
3 personas
- 29
Preparar la cena
3 personas
- 30
Servir la cena
3 personas
- 31
Recoger la vajilla
2 personas
- 32
Tratar estrategias de examen
2 personas
- 33
Guiar las preguntas de práctica individuales
3 personas
- 34
Responder las últimas preguntas
2 personas
- 35
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Reunir los materiales
2 personas
- 37
Lavar la vajilla
2 personas
- 38
Limpiar el espacio
3 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Cerrar el recinto
- 41
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 42
Guardar el material sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 35
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizadorcant. 2
- Impresora
Vajilla
- Tazascant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubetas para lavarcant. 2
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 50
- Lápicescant. 40
- Gomas de borrarcant. 20
- Reglascant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 20
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bloc de notascant. 40
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Carpetas A4cant. 40
- Papel A4cant. 2
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejascant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y los entrenadores antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar las inscripciones y ajustar el número de participantes.
- Envía a los entrenadores un briefing con el programa, los horarios y el material de práctica al menos 3 días antes. Así pueden detectar ejercicios que falten o tiempos poco realistas.
- Prepara las hojas de trabajo, las tarjetas con nombres y los útiles de escritura el día anterior. Imprime entre un 10 % y un 15 % más de hojas para cubrir errores, pérdidas o asistentes de última hora.
- Monta el aula al menos 60 minutos antes de la recepción: coloca mesas y sillas, conecta portátil, proyector y pantalla, y prueba la presentación completa.
- Calcula la pausa para el café según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas con antelación. Monta tazas, vasos, platos y utensilios en bandejas para que el servicio no interrumpa la sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una preparación para exámenes?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes. Ese margen permite confirmar el espacio y los entrenadores, enviar invitaciones, cerrar las inscripciones y preparar materiales sin hacerlo todo el día anterior.
- ¿Cuándo debo enviar el briefing a los entrenadores?
- Envíalo al menos 3 días antes de la sesión. Incluye el programa definitivo, los horarios, el material de práctica y cualquier preferencia relevante de los participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?
- Abre el espacio 60 minutos antes de la llegada del grupo. Reserva los primeros 30 minutos para mesas, sillas y materiales, y los últimos 30 para probar el proyector, la presentación y el punto de café.
- ¿Cuántas hojas de trabajo debo imprimir?
- Imprime una por participante y añade entre un 10 % y un 15 % de copias extra. Para un grupo de 20 personas, prepara entre 22 y 23 hojas para cubrir errores o cambios de última hora.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!