Organiser une préparation aux examens, étape par étape

Une préparation aux examens se prépare d’abord sur le calendrier, puis sur le déroulement concret de la séance. Confirmez la date, réservez la salle et les entraîneurs avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, regroupez les besoins des participants, préparez les supports et vérifiez le matériel technique. Le jour J, gardez du temps pour installer la salle, tester la présentation et accueillir chacun avant de lancer le programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l’entraînement
2
Réserver la salle
3
Réserver les entraîneurs
4
Élaborer le programme
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la liste des participants
9
Envoyer le briefing aux entraîneurs
10
Sélectionner le matériel d’entraînement
2 personnes
11
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
12
Créer des badges nominatifs
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

16
Ouvrir la salle
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Tester la présentation
2 personnes
20
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Accueillir les participants
2 personnes
23
Présenter le programme
24
Animer la séance d’entraînement
3 personnes
25
Servir la pause-café
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
27
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
28
Encadrer la deuxième séance d’entraînement
3 personnes
29
Mettre le dîner en place
3 personnes
30
Servir le dîner
3 personnes
31
Rassembler la vaisselle
2 personnes
32
Aborder les stratégies d’examen
2 personnes
33
Encadrer les questions d’entraînement individuelles
3 personnes
34
Répondre aux dernières questions
2 personnes
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel
2 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer l’espace
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Fermer la salle
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
42
Ranger le matériel restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Minuterieqté 2
Imprimante

Vaisselle

Tassesqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs à vaisselleqté 2

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 40
Gommesqté 20
Règlesqté 20
Marqueursqté 20
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Blocs-notesqté 40
Blocs pour chevaletqté 2
Badges nominatifsqté 40
Classeurs A4qté 40
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Carafes d’eauqté 4
Plateauxqté 4
Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, puis réservez les entraîneurs dès que le programme est suffisamment défini. Une relance 7 jours avant permet de repérer les absences et les inscriptions incomplètes.
Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la séance. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des participants, les badges et les besoins alimentaires.
Préparez les feuilles de travail et les blocs-notes 2 à 3 jours à l’avance, avec quelques exemplaires supplémentaires. Vérifiez aussi les stylos, crayons, gommes et règles : ce sont les fournitures les plus souvent oubliées.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début pour installer tables et chaises, préparer le point café et tester l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises. Un test complet évite de perdre les 15 premières minutes de la séance.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le café avant l’accueil. Gardez la minuterie visible pendant les exercices afin que les entraîneurs puissent annoncer clairement les changements et la durée de chaque activité.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver la salle pour une préparation aux examens ?: Réservez-la dès que la date est confirmée, idéalement 3 à 4 semaines avant la séance. Cela laisse le temps de vérifier les tables, les chaises, l’accès à l’électricité et l’installation du vidéoprojecteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour disposer les tables et les chaises, préparer les supports, installer le point café et tester toute la présentation.
Quand envoyer les invitations et clôturer les inscriptions ?: Envoyez les invitations environ 2 semaines avant l’entraînement et clôturez les inscriptions 5 jours avant. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires et d’établir une liste fiable des participants.
Combien de feuilles de travail faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant et prévoyez 5 à 10 % de copies supplémentaires. Les feuilles doivent être prêtes 2 à 3 jours avant, pour pouvoir corriger une erreur ou relancer l’imprimante.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.