Prüfungsvorbereitung organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin, Raum und Trainer mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erst wenn diese drei Punkte feststehen, solltest du Einladungen verschicken und Anmeldungen bearbeiten.
• Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und erstelle eine Teilnehmerliste, damit Sitzplätze, Namensschilder und Verpflegung nicht zu knapp geplant werden.
• Bereite Arbeitsblätter und Übungsmaterial mindestens 2 Tage vorher vor. Drucke pro Person ein Exemplar und lege zusätzlich 10 Prozent Reserve zurück, falls Unterlagen fehlen oder jemand kurzfristig dazukommt.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Präsentation am Vortag gemeinsam. Lege zwei Verlängerungskabel und einen Timer bereit, damit technische Probleme oder die Zeitplanung nicht erst während der Übung auffallen.
• Plane den Raumaufbau mindestens 45 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, richte den Kaffeebereich ein, kühle Getränke und verteile Schreibmaterial, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Prüfungsvorbereitung organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Raum und Trainer festlegen, Einladungen verschicken und Anmeldungen bearbeiten. Die Teilnehmerzahl sollte spätestens 7 Tage vorher feststehen.

Wann soll ich die Arbeitsblätter für die Prüfungsvorbereitung drucken?

Drucke die Unterlagen mindestens 2 Tage vor Beginn. Rechne pro angemeldeter Person mit einem Exemplar und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, damit einzelne Nachdrucke nicht den Ablauf verzögern.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Prüfungsvorbereitung?

Plane mindestens 45 Minuten für Tische, Stühle, Materialien, Kaffeebereich und Technik ein. Öffne den Raum früh genug, um Präsentation, Beamer und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gruppe zu testen.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Prüfungsvorbereitung?

Rechne für eine Veranstaltung von etwa 3 bis 4 Stunden mit 0,75 bis 1 Liter Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Kaffee und Wasser bereit und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei der Verpflegung.

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