Zo organiseer je een examentraining

Een goede examentraining begint niet met werkbladen printen, maar met een passende datum, ruimte en trainers. Werk daarna het programma uit en stem de oefeningen af op de beschikbare tijd en het niveau van de deelnemers. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je de deelnemerslijst en catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Test vóór de start laptop, beamer, presentatie en verlengsnoeren. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke uitleg en materiaal dat per deelnemer klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsdatum bevestigen
2
Ruimte reserveren
3
Trainers vastleggen
4
Programma opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst maken
9
Trainersbriefing versturen
10
Oefenmateriaal selecteren
2 personen
11
Werkbladen printen
2 personen
12
Naamkaartjes maken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
15
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

16
Ruimte openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Presentatie testen
2 personen
20
Werkbladen uitdelen
2 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Programma toelichten
24
Oefensessie begeleiden
3 personen
25
Koffiepauze serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Vragenronde begeleiden
3 personen
28
Tweede oefensessie begeleiden
3 personen
29
Diner klaarzetten
3 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Servies verzamelen
2 personen
32
Examenstrategieën behandelen
2 personen
33
Individuele oefenvragen begeleiden
3 personen
34
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimte afsluiten
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Overgebleven materiaal opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timeraantal 2
Printer

Servies

Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Afwasteiltjesaantal 2

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Linialenaantal 20
Markeerstiftenaantal 20
Whiteboardstiftenaantal 8
Notitieblokkenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 2
Naamkaartjesaantal 40
A4-mappenaantal 40
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Waterkannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Boodschappen

Tips

Bevestig de trainingsdatum voordat je trainers en ruimte definitief vastlegt. Reserveer de ruimte ruim vooraf en controleer of er genoeg tafels, stoelen en eventueel krukken zijn voor alle deelnemers.
Maak het programma met vaste blokken voor uitleg, oefensessies en de koffiepauze. Plan de pauze niet alleen in de agenda: zorg ook dat dranken gekoeld zijn en het koffiepunt klaarstaat voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Verstuur uitnodigingen en verzamel aanmeldingen uiterlijk een week voor de training. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen; daarmee voorkom je dat je op de trainingsdag nog boodschappen of catering moet improviseren.
Selecteer oefenmateriaal dat past bij de examenstof en print de werkbladen met een kleine reserve. Leg per plek balpennen, potloden, gummen, linialen en notitieblokken klaar, zodat de start niet wordt vertraagd door zoekgeraakte spullen.
Open de ruimte minstens 45 minuten voor aanvang. Stel tafels en stoelen op, test presentatie en beamer met de laptop, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en zet de werkbladen pas daarna op de tafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een examentraining organiseren?: Leg datum, ruimte en trainers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging uiterlijk 2 weken voor de training en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week vooraf, zodat je materiaal en catering kunt afstemmen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het klaarzetten van een examentraining?: Plan minimaal 45 minuten voor het openen van de ruimte, de tafelopstelling, techniek en het klaarleggen van werkbladen. Bij een nieuwe locatie of meerdere trainers is 60 tot 75 minuten veiliger.
Hoeveel oefenmateriaal heb ik nodig voor een examentraining?: Print voor iedere aangemelde deelnemer een volledig werkblad en houd 5 tot 10 procent extra exemplaren achter de hand. Leg ook per deelnemer schrijfmateriaal klaar, plus enkele reservepennen en potloden.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een examentraining verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk 3 dagen voor de training. Zo kun je boodschappen en de inrichting van het koffiepunt nog aanpassen voordat de ruimte wordt klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.