Checklist pour organiser une exposition d’art pour enfants

Une exposition d’art pour enfants demande plus qu’un accrochage de dessins. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les informations alimentaires, vérifier les autorisations et préparer chaque œuvre avant l’installation. Prévoyez aussi un accueil lisible, une table de bricolage et un espace goûter. Cette checklist de 45 tâches et 53 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les étiquettes, les panneaux de direction ou le matériel d’impression.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Rassembler les œuvres d’art
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Vérifier les autorisations
Numéroter les œuvres
2 personnes
Installer les étiquettes d’œuvres d’art
2 personnes
Imprimer les programmes
Créer les panneaux de direction
Prendre des photos des œuvres d’art
Publier le message promotionnel
Faire les courses
2 personnes
Emballer les œuvres d’art
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Apposer les étiquettes d'œuvres d'art
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager la table de bricolage pour enfants
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Vérifier l’itinéraire de circulation sécurisé
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
Présenter l’exposition
2 personnes
Encadrer l’atelier bricolage
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les œuvres d'art
3 personnes
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Murs d’expositionqté 6
Table de bricolageqté 2
Poubellesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Cadres d’artqté 40
Passe-partoutqté 40
Bandes adhésivesqté 4
Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Appareil photo

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Activités pour enfants

Papier à dessinqté 200
Crayons de couleurqté 40
Feutresqté 40
Crayons de cireqté 30
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Bacs de bricolageqté 6
Tabliers de protectionqté 12

Bureau

Presse-papiersqté 3
Sets de stylosqté 6
Blocs-notesqté 4
Ruban adhésifqté 6
Panneau d’affichage

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez quelques jours supplémentaires pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires.
Contrôlez chaque œuvre avant l’installation : autorisation obtenue, numéro attribué, cadre ou passe-partout adapté et étiquette prête. Préparez les étiquettes avant le jour de l’exposition pour éviter de les écrire dans l’urgence.
Prévoyez au moins un panneau de direction à l’entrée et d’autres aux changements de circulation. Imprimez les programmes et les supports avant l’installation, avec l’ordinateur portable, l’imprimante, les rallonges et les multiprises.
Installez d’abord les murs d’exposition, les tables et les chaises, puis accrochez les œuvres et apposez les étiquettes. Gardez les boissons au frais jusqu’à l’arrivée des visiteurs et préparez les en-cas après le rangement de l’espace créatif.
Réservez une personne pour l’accueil et une autre pour la table de bricolage pendant les premières minutes. Préparez les badges nominatifs, les verres, les assiettes, les couverts et les poubelles avant l’ouverture, car ces détails sont souvent oubliés.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une exposition d’art pour enfants ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant l’exposition. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition d’art pour enfants ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, les murs d’exposition, les œuvres, les étiquettes et l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour vérifier les panneaux de direction et la circulation avant l’arrivée du public.
Quand préparer les étiquettes des œuvres d’art ?: Préparez-les 2 à 3 jours avant l’exposition, une fois les œuvres contrôlées et numérotées. Faites une vérification finale sur place au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour le goûter d’une exposition d’art pour enfants ?: Prévoyez les boissons, les verres, les tasses, les assiettes, les couverts, les plateaux et les poubelles. Achetez les produits 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.