Kinderkunstausstellung organisieren: die komplette Checkliste
Eine Kinderkunstausstellung braucht mehr Vorbereitung als nur Bilder aufzuhängen. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche im Blick behalten, Kunstwerke prüfen und beschriften sowie Raum, Verpflegung und Empfang aufeinander abstimmen. Plane die organisatorischen Aufgaben spätestens vier Wochen vorher und reserviere den Aufbau am Veranstaltungstag mit ausreichend Helfern. So bleiben kurz vor der Eröffnung nur noch Kühlung, Aufbau und letzte Kontrollen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Kunstwerke sammeln
2 Personen
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Kunstwerke nummerieren
2 Personen
Kunstetiketten erstellen
2 Personen
Programme drucken
Wegweiser erstellen
Fotos von Kunstwerken machen
Werbebeitrag veröffentlichen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kunstwerke verpacken
2 Personen
Getränke kühlen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Kunstetiketten anbringen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Kinderbasteltisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Sicheren Laufweg kontrollieren
2 Personen
Event
Besucher empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
Ausstellung erläutern
2 Personen
Kreativtisch betreuen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Kunstwerke abnehmen
3 Personen
Kunstwerke verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- AusstellungswändeAnz. 6
- BasteltischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Dekoration
- KunstrahmenAnz. 40
- PassepartoutsAnz. 40
- KlebestreifenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 50
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelketteAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- Fotokamera
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
Kinderaktivitäten
- ZeichenpapierAnz. 200
- BuntstifteAnz. 40
- FilzstifteAnz. 40
- WascoAnz. 30
- ScherenAnz. 12
- KlebestifteAnz. 12
- BastelboxenAnz. 6
- SchutzschürzenAnz. 12
Büro
- KlemmbretterAnz. 3
- StiftesetsAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- Schreibtafel
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor der Ausstellung und setze eine Anmeldefrist von etwa zehn Tagen. So kannst du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig für Snacks und Getränke einplanen.
- Sammle die Kunstwerke spätestens eine Woche vorher ein. Prüfe jedes Werk auf Vollständigkeit, fotografiere es und vergib eine Nummer, bevor du Etiketten, Passepartouts oder Rahmen vorbereitest.
- Plane für den Aufbau mindestens drei Stunden ein. Ausstellungswände, Tische und Stühle stehen zuerst; Kunstwerke, Etiketten, Empfangstheke und Kinderbasteltisch kommen danach.
- Drucke Programme, Wegweiser und Kunstetiketten nicht erst am Veranstaltungstag. Lege jeweils einige Ersatzexemplare bereit und teste Drucker, Laptop sowie Verlängerungskabel spätestens am Vortag.
- Kühle Getränke erst kurz vor Beginn und stelle für den Empfang eine eigene Zone ein. Rechne bei einer zweistündigen Ausstellung grob mit zwei Getränken pro Person und halte Abfallbehälter sowie Servierschalen sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kinderkunstausstellung planen?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Location, Einladungen und Genehmigungen. Eine Woche vor dem Termin sollten die Kunstwerke, Beschriftungen, Programme und Verpflegung feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kinderkunstausstellung?
- Plane mindestens drei Stunden für Möbel, Ausstellungswände, Kunstwerke, Etiketten und Empfang ein. Mit weniger als drei Helfern solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten Reserve einrechnen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Kinderkunstausstellung?
- Für eine Veranstaltung von rund zwei Stunden kannst du mit etwa zwei Getränken pro Person rechnen. Bei warmem Wetter oder vielen Kindern solltest du zusätzlich Wasser und mindestens 20 Prozent Reserve einplanen.
- Wann sollte man die Kunstwerke beschriften und nummerieren?
- Nummeriere und beschrifte die Kunstwerke spätestens drei bis fünf Tage vor der Ausstellung. Dann bleibt Zeit, fehlende Angaben zu klären und fehlerhafte Etiketten vor dem Aufbau neu zu drucken.
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