Checklist para organizar una preparación para exámenes
Una preparación para exámenes necesita más que un programa y algunas hojas de trabajo. Hay que coordinar el espacio, los entrenadores, las inscripciones, el material de práctica y la recepción de los participantes. Esta checklist reúne las 42 tareas y 41 artículos necesarios, desde confirmar la fecha hasta servir la pausa para el café. Sigue el orden para llegar con tiempo a la prueba de la presentación, el montaje de las mesas y la preparación de los materiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del entrenamiento
Reservar el espacio
Contratar entrenadores
Elaborar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de participantes
Enviar el briefing a los entrenadores
Seleccionar el material de práctica
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar los materiales
2 personas
Evento
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Repartir las hojas de trabajo
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar la sesión de práctica
3 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Moderar la ronda de preguntas
3 personas
Guiar la segunda sesión de práctica
3 personas
Preparar la cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Tratar estrategias de examen
2 personas
Guiar las preguntas de práctica individuales
3 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el material sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 35
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizadorcant. 2
- Impresora
Vajilla
- Tazascant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubetas para lavarcant. 2
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 50
- Lápicescant. 40
- Gomas de borrarcant. 20
- Reglascant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 20
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bloc de notascant. 40
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Carpetas A4cant. 40
- Papel A4cant. 2
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejascant. 4
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha y reserva el espacio antes de contratar a los entrenadores: así pueden preparar el programa con un horario real y sabrán cuánto tiempo tienen para la sesión de práctica.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por las preferencias dietéticas. Usa la lista definitiva de participantes para preparar las tarjetas con nombres y calcular las hojas de trabajo.
- Envía el briefing a los entrenadores antes del día del entrenamiento e incluye el programa, la distribución del espacio y el material de práctica seleccionado. Evitarás que falten instrucciones o equipos durante la sesión.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y todos los cables antes de abrir el espacio. Reserva al menos 30 minutos para comprobar la presentación y solucionar problemas de conexión.
- Prepara el punto de café antes de recibir al primer participante: enfría las bebidas, coloca las tazas y vasos, y deja listas las máquinas de café o las teteras. La pausa empieza a tiempo cuando no tienes que buscar material durante la sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una preparación para exámenes?
- Empieza al menos 2 semanas antes para confirmar la fecha, reservar el espacio y contratar a los entrenadores. Deja los últimos 2 o 3 días para cerrar participantes, imprimir hojas y preparar el material.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para la preparación de exámenes?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes de la sesión e incluye la fecha, el horario, el lugar y la forma de inscripción. Cierra las respuestas varios días antes para poder recoger las preferencias dietéticas y crear la lista final.
- ¿Qué material hace falta para una preparación para exámenes?
- Prepara hojas de trabajo, bolígrafos, lápices, gomas, reglas, rotuladores fosforescentes y material para la pizarra o el rotafolio. Comprueba también el equipo de presentación y lleva cables alargadores y regletas compatibles.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio?
- Abre el espacio al menos 60 minutos antes de la recepción. Reserva los primeros 30 minutos para montar mesas, sillas y materiales, y los siguientes 30 para probar la presentación y dejar listo el punto de café.
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